Descriptif du poste: Mission :  Rattaché directement à la dirigeante, le poste a comme objectif de l'assister sur tous les sujets administratifs, RH, Relations clients, Services Généraux et Qualité Projets, afin de faciliter la réalisation de ses missions, ainsi que celles des chefs de projets. Les missions (non limitatives) sont les suivantes :  Gestion administrative : - Gérer les appels téléphoniques, les courriers et les e-mails (réponses ou redirection en fonction des sujets - Assister la Directrice dans l'organisation de son agenda, de ses réunions - Gérer la logistique des déplacements de la directrice et de l'équipe : achat de billets de train, réservation d'hôtel. - Coordonner les informations entre les clients, les fournisseurs, la Direction et l'équipe - Rédiger des courriers et des comptes-rendus - Numériser, classer et archiver des documents - Réaliser des tableaux de bord sur le suivi de l'activité de l'entreprise Assistanat commercial : - Gérer les contrats de prestations (préremplir et faire signer les contrats avec les sous-traitants) - Réceptionner les bons de commandes des clients - Etablir la facturation client - Suivre les impayés et relancer les clients (avec l'aide de l'équipe)  Gestion des Services généraux : - Etre l'interlocuteur(trice) auprès des Banques et des Assurances  - Contrôler et suivre les frais et dépenses générales  - Gérer le stock de consommables, négocier les prix et effectuer les commandes - Gérer la relation avec les prestations de téléphonie, de copieurs et d'informatique -- S'assurer du bon état des véhicules de service : entretien, contrôle technique, assurances   Commander les Equipements de Protection Individuelle (EPI) et en faire le suivi  Gestion RH : - Vérifier les notes de frais et procéder au paiement  - Mettre à jour le registre du personnel  - Suivre les absences et congés des salariés  - Suivre les visites médicales des salariés  - Envoyer tous les éléments variables (congés, absences, primes.) à la comptable pour la préparation des paies  Assistanat Qualité Projets : - Mettre en forme des documents liés aux projets de la société   - Vérifier les documents pour le maintien de la certification Qualiopi - Mettre à jour la base documentaire  - Mettre en place et suivre les indicateurs de l'activité (CA, nb d'interventions, retour clients.) Profil recherché: Profil :  Vous avez idéalement une formation Bac+2/Bac+3 type BTS gestion PME ou BTS MCO ou BUT Gestion administrative et commerciale, mais vous avez surtout du bon sens, une très bonne capacité d'organisation, une forte aptitude à passer d'un sujet à l'autre avec efficacité et une expérience professionnelle réussie d'au moins 3 ans à un poste d'assistanat de direction administrative et/ou commerciale. Vous devez maîtriser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et être à l'aise avec l'outil informatique au sens large (CRM, notes de frais.).  Vous avez une excellente expression orale et écrite.  Vous êtes rigoureux(se), fiable, disponible et savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.  Vous êtes la pierre angulaire de l'esprit d'équipe de Worksafe, capable de dire le mot qui va bien ou d'avoir la petite attention qui fera plaisir à tout le monde.et vous aimez cette posture de soutien et de souffle positif! Il est proposé : - le TITRE DE POSTE d'ASSISTANT ADMINISTRATIF et COMMERCIAL (F/H), - un contrat (CDI), 39h, - un statut (agent de maîtrise), - une rémunération de 27-30k€ selon profil, avec possibilité d'évolution en fonction de l'atteinte des objectifs, - et surtout un véritable challenge : celui de participer directement et activement au développement ambitieux d'un cabinet reconnu au  niveau national, qui vous permettra beaucoup d'autonomie et une communication simple et directe au quotidien avec la direction.     Définition de fonction détaillée sur le site internet du cabinet de recrutement Florian Mantione Institut RH avec la référence :  VLE26EX058N