Descriptif du poste: Gestion des agendas et des réunions : - Planifier, anticiper, adapter et prioriser au quotidien les rendez-vous - Assister dans la préparation des réunions : assurer l'organisation logistique (invitation, salle, matériel, visioconférence), recueillir les données auprès des services - Organiser des voyages/déplacements en France et à l'étranger et saisir les notes de frais - Organiser, piloter et participer à certaines visites sur le Marché Gestion administrative et opérationnelle : - Participer à la rédaction de notes et documents à partir de consignes orales ou manuscrites - Traiter et organiser les messageries - Assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels - Effectuer le classement et l'archivage des dossiers - Gérer les dossiers de consultation et assurer le suivi sur la plateforme Maximilien - Gérer les engagements et les factures - Suivre le budget et accompagner la construction du budget de la BU. Suivi mensuel du budget. - Gérer les mails externes de la direction. - Mettre en place des outils de communication interne et externe à la BU - Rédiger les courriers à destination d'acteurs institutionnels - Renseigner les interlocuteurs internes, externes, répondre à leurs questions et résoudre les problèmes éventuels Profil recherché: Connaissances et compétences requises : - Capacité de gestion d'agendas, capacité de prise de note, capacité rédactionnelle - Maîtrise des outils bureautiques - Capacité à remonter l'information - Être force de proposition - Connaissances du fonctionnement et de l'organisation du MIN de Rungis et de la SEMMARIS - Maîtrise des techniques de rédaction et de prise de note Qualités requises : - Autonome - Réactive - Réfléchie - Sait faire preuve d'adaptabilité - Sachant faire preuve d'écoute - Disponible, organisé, rigoureux - Diplomate, sens politique - Discrétion et confidentialité - Bon relationnel