POSTE : Office Manager - Assistant Polyvalent H/F DESCRIPTION : Crée il y a plus de 15 ans et devenu leader sur son marché, Externatic est un cabinet de recrutement informatique qui se distingue par son approche humaine et ses valeurs fortes : la bienveillance, le pragmatisme et la volonté d'aller de l'avant. Avec plusieurs agences couvrant le territoire et près de 30 consultants, nous intervenons auprès de grands groupes et PME/ETI. Dans le cadre d'un remplacement en CDD pour congé maternité d'une des clés de voûte de l'entreprise , nous recherchons un(e) Office Manager / Assistant(e) polyvalent(e) pour un CDD de 6 mois environ. Vos Missions : le Couteau Suisse "indispensable" de notre Bureau En tant qu'Office Manager dans une entreprise "tertiaire / service aux entreprises" , vous serez le pilier de notre organisation interne et le point de contact privilégié pour nos 30 collaborateurs et tous nos partenaires. Votre rôle sera central et couvrira un large éventail de responsabilités : 1. Gestion Administrative & Financière : - Administration des ventes : support aux équipes à la facturation clients, gestion des avoirs/remboursements, - Suivi de la trésorerie : Gérer le suivi des encaissements, effectuer les relances si nécessaire et maintenir une vision claire des flux. - Préparation à la comptabilité et de la paie : Préparer et vérifier tous les éléments (factures, notes de frais, etc.) ainsi que les variables de paie (absences, primes, etc.) pour transmission à notre cabinet comptable. 2. Services Généraux & Vie de Bureau : - Gestion des locaux : Veiller au bon fonctionnement de nos bureaux situés à Nantes mais également ailleurs en France, gérer les stocks de fournitures et les relations avec les prestataires. - Gestion RH administrative : Coordonner les arrivées (onboarding) et les départs (offboarding) des collaborateurs (préparation du matériel, gestion des accès, etc.). - Relations aartenaires et fournisseurs : Être l'interlocuteur principal pour les organismes extérieurs (mutuelle, prévoyance, médecine du travail, etc.) et également nos fournisseurs (Ménage, Télécom, EDF, ) . - Marketing / communication (optionnel) : Participation à l'organisation d'évènements orientés client et candidats, à la communication sur les réseaux sociaux, (en lien avec le service communication) Avantages Ce que nous vous proposons : - Un CDD de 6 mois au sein d'une équipe soudée, experte et reconnue pour sa bonne ambiance. - Un poste riche et polyvalent, essentiel à la bonne marche de l'entreprise. - Des bureaux idéalement situés en plein centre-ville de Nantes (Place Graslin). - Une flexibilité sur le temps de travail : possibilité de temps partiel (4/5ème par exemple) et télétravail partiel possible. - Une rémunération attractive selon votre expérience (25 à 35K /an + avantages) - Mutuelle familiale prise en charge à 100 % , carte restaurant swile, avantages CE PROFIL : Votre Profil : l'Organisation est Votre Super-pouvoir - Bac +2 à Bac +5 - Vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de Direction, Assistant(e) Administratif et Financier) où vous avez pu démontrer votre grande polyvalence. - Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers de front. - Autonome et proactif(ve), vous savez anticiper les besoins et prendre des initiatives. - Vous possédez un excellent relationnel, un grand sens du service et savez faire preuve de discrétion, des qualités essentielles chez Externatic. - Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Google Workspace) est indispensable. La connaissance d'un outil de facturation serait un plus. Des connaissances en marketing/communication ou contrôle de gestion seraient des atouts à votre candidature.