Référence CSP: O974250/709000016 L'Assistant(e) de Direction apporte une aide permanente au Directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Organisation de l'agenda du directeur de service : * Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités * Rappeler des informations importantes et transmettre des messages * Organiser les déplacements Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : * Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers * Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers * Organiser le classement et l'archivage des dossiers Suivi des projets et activités de la direction : * Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat * Suivre l'exécution budgétaire du service * Renseigner des tableaux de suivi des activités du service Accueil téléphonique et physique au secrétariat : * Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent * Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur * Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques Organisation et planification des réunions : * Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur * Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions * Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus