Référence CSP: MINT_BA057ATC-104469 Groupe RIFSEEP : 1 Emploi(s) type : Assistant de direction / ADM005A Vos activités principales :   I - Secrétariat du secrétaire général de la préfecture: Travail en binôme avec le deuxième agent et en lien avec les services de la préfecture, sous- préfectures et les DDI (Directions Départementales Interministérielles)   a) Tenue de l'agenda électronique et papier (mise à jour régulière d'un point agenda, en lien avec l'agenda du Préfet), prise de rendez-vous, organisation des réunions, gestion des déplacements (réservation chauffeur, billets de train), réservation de salle b) Gestion de la boite fonctionnelle avec diffusion des courriels aux services concernés c) Accueil physique des rendez-vous, accompagnement des rendez-vous après 17h ; accueil téléphonique, filtrage des interlocuteurs d) Vérification des dossiers de la semaine à venir de en lien avec les directeurs, en fonction du planning (+ vérification de la date, horaire, lieu) e) Prise en charge des aspects logistiques : ouverture et tri du courrier par direction dans un parapheur, diffusion aux services après lecture, gestion et commande des fournitures   II - Participation au fonctionnement de la cellule d'appui placée sous l'autorité de la chargée de mission:   - Préparation des dossiers (ex : étiquettes, tableaux de subventions.) - Mise en place d'un tableau de suivi des communes de l'arrondissement, élaboration de fiches signalétiques   III - Gestion administrative  - Gestion des congés des directeurs - Préparation des dossiers d'entretien professionnel Composition et effectifs du service Secrétariat de 2 personnes   Liaisons hiérarchiques Secrétaire général de la préfecture   Liaisons fonctionnelles Services de la Préfecture, des directions départementales interministérielles et des délégations territoriales principalement.