POSTE : Office Manager H/F DESCRIPTION : L'office Manager est amené à encadrer de nombreux domaines d'activité de l'entreprise comme la gestion des tâches administratives, la gestion des espaces de travail, la planification d'événements internes, ou encore la coordination des sujets juridiques. Ce professionnel assure le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise en coordonnant les services généraux et en fuildifiant la communication entre les services. Il a pour mission : Services Généraux : - Gestion des véhicules (commandes, suivi des contrats de location, entretiens, gestion des cartes carburant, reporting) - Gestion des événements (séminaire, réunions) - Gestion des bâtiments (électricité, réparations, accès, nettoyage) et notamment suivi global des VGP pour l'ensemble des sites en assurant une coordination avec les relais locaux. - Relation avec les propriétaires des locaux - coordination des prestataires- suivi des baux de location - Commande de fourniture de bureau, négociation des tarifs - Gestion et suivi des voyages et déplacements - Gestion du courrier entrant et sortant Informatique : - Gestion du matériel IT (PC, imprimantes) : commande de matériel, suivi des stocks, coordination des livraisons et attributions en partenariat avec le service RH et le prestataire IT - Gestion de la flotte de téléphones - Gestion des accès aux systèmes d'information (création des profils, suivi des activation / désactivation des accès) Juridique : - Gestion contrats prestataires (consultant, sous-traitants) - Gestion des contrats d'assurance (auto, remorques et bâtiment) - Gestion des litiges : coordination avec les avocats et les interlocuteurs internes, aide à la rédaction des correspondances - MAJ Kbiss - affiliation INSEE - Suivi désignation des capacitaires de transport Sécurité et HSE : - Suivi des VGP (engin d'élévation, système incendie), mise en place d'un système d'alerte d'échéance, recensement des contrats pour les différents site, suivi de la MAJ des registres de sécurité - Organisation des exercices d'évacuation avec les responsables sur site, suivi des comptes-rendus d'exercice - Mutuelle - CSE - Ticket restaurant PROFIL : Savoir Faire : - Polyvalent - Capacité à mener plusieurs projets à la fois - Savoir prioriser - Bonne réactivité - Sens de l'écoute et de la communication - Anglais courant - Maîtrise des outils informatiques Savoir Être : - Esprit de synthèse et d'analyse - Sens du service client - Force de proposition - Pédagogie - Créativité