POSTE : Assistant de Gestion Administrative H/F DESCRIPTION : MISSIONS Appels d'offres - Téléchargement des dossiers d'appels d'offres et création du projet dans Optima - Gestion et préparation des pièces administratives et techniques - Contrôle de la cohérence et de la complétude du dossier - Dépôt dématérialisé des offres sur les plateformes - Suivi des offres et mise à jour des tableaux de bord - Participation aux réponses aux négociations le cas échéant Gestion administrative des affaires - Création des dossiers affaires (numérique + Optima) - Suivi administratif de la vie du marché - Gestion des Ordres de Service (OS) et des avenants : contrôle, suivi, enregistrement - Réponse aux demandes administratives des clients (envoi et signature de documents) - Archivage structuré des marchés et pièces associées - Mise à jour des tableaux de suivi (remis, obtenus, en attente) Gestion financière des affaires - Établissement des factures clients en lien avec les conducteurs de travaux (situations, acomptes, solde) - Vérification de la conformité des factures avec les bons de commande ou marchés notifiés - Réalisation du DGD (Décompte Général Définitif) - Réalisation des attestations de bonne exécution - Gestion et suivi des cautions bancaires - Saisie et suivi des factures fournisseurs - Transmission des éléments nécessaires à la comptabilité Administration Générale - Accueil physique et téléphonique - Gestion du courrier et des emails - Organisation et réalisation du classement et archivage - Gestion des sinistres automobiles - Gestion administrative de la flotte automobile en collaboration avec le magasinier - Mise à jour des documents administratifs de l'entreprise PROFIL : PROFIL - Préparation d'un BTS GPME ou BTS SAM - Capacité à organiser son travail et à prioriser les tâches - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) - Aisance rédactionnelle et capacité de mise en page soignée - Capacité à comprendre et analyser des documents administratifs - Rigueur et fiabilité dans le traitement des informations - Capacité à organiser et structurer des dossiers numériques