assistant administratif service culturel conservatoire H/F - EC21702 Au sein du Centre Culturel Malesherbes, placé(e) sous l'autorité du Directeur adjoint des Affaires culturelles - secteur Culture-Conservatoire - et de l'Administrateur, vous assurez le secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers. Vos principales missions seront les suivantes : 1.Assurer la gestion administrative transversale en lien avec l'administrateur - Effectuer les demandes de devis, les saisies de bons de commande et suivi de la facturation - Etablir les feuilles de route des artistes et organiser leur accueil sur site - Etablir au besoin les factures liées à l'activité de la direction 2. Assurer des missions de régisseur recettes et dépenses - Effectuer les achats de catering et aux besoins de la programmation 3. Gérer les plannings d'occupation des locaux du Centre Culturel Malesherbes - Suivre et mettre à jour le planning général de la programmation - suivre et mettre à jour le planning des loges et locaux annexes du centre culturel - suivre et mettre à jour le planning quotidien d'occupation des salles de cours et des lieux de diffusion 4. Gestion des DPAE et GUSO - Effectuer les déclarations et contrats en lien avec l'administrateur - Effectuer les paiements via le GUSO 5. Gestion de l'accueil des compagnies - Organiser l'accueil des compagnies sur site - Effectuer les réservations d'hôtel et piloter la restauration sur site 6. Assurer les missions de secrétariat spécifiques au Conservatoire - Suivre l'organisation des interventions musicales scolaires - Suivre l'organisation des examens : établir les listes des élèves, les convocations inhérentes (élèves et jurys extérieur) - Effectuer le suivi des dossiers administratifs des jurys des concours du Conservatoire - Etablir les contrats de location en lien avec le régisseur d'orchestre et professeurs - Etablir et envoyer les attestations de scolarités - Contrôler les règlements et encaissements des frais d'inscription et des locations d'instruments - Etablir les relances des règlements - Etablir les formulaires de recouvrement - Suivre et mettre à jour les fichiers administratifs des familles des élèves, des professeurs et des intervenants du Conservatoire - Saisir et envoi des mails d'information aux familles des élèves du Conservatoire - Prendre en charge le classement et l'archivage des dossiers Vous serez également en charge de : • Accueil, billetterie ou orientation des publics lors des évènements Culture- Conservatoire • Suivre scrupuleusement les procédures • Travailler en transversalité avec les différentes équipes Référence de l'offre : 8rwa22eamd