Clef Energies est un acteur incontournable sur le marché des énergies renouvelables et reconnu en Bourgogne Franche Comté depuis 2007. Nous proposons des solutions globales pour professionnels et particuliers telles que des panneaux photovoltaïques, pompes à chaleur et climatisation. Aujourd'hui Clef Énergies, c'est plus de 70 salariés, 4000 clients, et plus de 700 installations réalisées en 2024. Pour renforcer notre équipe et garantir des projets de qualité, nous recrutons un assistant administratif Vous souhaitez vous épanouir pleinement dans une entreprise familiale en forte croissance ? Alors rejoignez-nous ! Finalité du poste Assurer l'interface entre la vente, les équipes techniques, les fournisseurs et le client, en organisant les commandes de matériel, les livraisons, la facturation fournisseur, et le classement administratif des dossiers clients. Garantir la disponibilité des produits dans les délais et la conformité des flux administratifs. Missions principales * Anticiper les besoins en équipements en fonction des plannings et des devis validés. * Suivre les encaissements clients en lien avec le service comptabilité. * Réaliser des consultations fournisseurs pour chaque projet et comparer les offres * Gérer les commandes fournisseurs après validation interne. * Planifier les livraisons avec les clients et les équipes techniques (pose ou réception) * Commander également les matériels de stock pour le réassort interne * Assurer la gestion des stocks en commandant le matériel adéquat. * Suivre les réceptions de matériel et les bons de livraison (BL) * Contrôler la conformité des factures fournisseurs avec les commandes et les livraisons. * Classer les commandes, BL, factures dans les dossiers clients * S'assurer de la bonne traçabilité des échanges commerciaux et logistiques * Communiquer régulièrement avec les techniciens, la comptabilité et les fournisseurs * Saisie des factures dans le logiciel comptable interne * Alerter en cas d'anomalie (écart de prix, retard de livraison, produit manquant, etc.) Savoir-faire * Lecture et compréhension d'un devis photovoltaïque ou thermique * Connaissance des matériels de pose et d'électricité (modules, onduleurs, coffrets.) * Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de commande * Capacité à organiser, planifier et prioriser * Suivi de facturation, gestion documentaire Savoir-être * Rigueur, méthode, fiabilité * Aisance téléphonique et rédactionnelle * Bon relationnel avec clients, fournisseurs, équipes internes * Sens de l'organisation et gestion du temps * Réactivité et autonomie dans les missions confiées Conditions d'habilitation * Aucune habilitation technique requise * Formation interne assurée sur les outils, produits, et procédures de Clef Énergies * Confidentialité exigée sur les documents financiers et les conditions commerciales Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : Jusqu'à 37 500,00€ par an Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Rémunération supplémentaire : * 13ème Mois * Primes Lieu du poste : En présentiel