POSTE : Attaché de Direction - Executive Assistant M H/F DESCRIPTION : L'IÉSEG recrute pour son service de Gestion des Enseignants, sur le campus de Lille un(e) : Attaché de Direction (F/H) Executive Assistant (F/M) Rattaché(e) à la Dean de Faculté et Recherche et à la Directrice Déléguée INP (DDINP), L'Executive Assistant.e a pour mission de faciliter, organiser et optimiser la gestion administrative de la Direction Faculté & Recherche, en lien direct avec les différents interlocuteurs internes et externes (Professeurs, Faculty Managers, INP, autres directions de l'Ecole). Pour cela vous aurez pour missions : Gestion et coordination administrative - Organiser l'agenda de la Direction en planifiant les temps forts, réunions, événements via Doodle, FindTime - Préparer, suivre et mettre à disposition les documents préparatoires aux réunions : notes, rapports, supports de communication, historiques - Suivre des échéances, relancer et coordonner les parties prenantes. Organisation d'événements et de réunions - Assurer la préparation logistique et organisationnelle des événements clés de la Direction (réunions stratégiques, séminaires, ateliers). - Etre force de proposition sur les formats des événements et coordonner les Rencontres Faculty : définition des formats, réservations, timing - Organiser les grands rendez-vous annuels Intervenants Non Permanents (réunions biannuelles, webinaires) et assurer le suivi logistique. Communication interne et externe - Rédiger, envoyer et suivre les communications à destination des Faculty & INP - Contribuer à la mise à jour des supports institutionnels et des politiques (ex : politique de remboursement des frais). - Suivre l'historique des sujets traités, mettre à jour les documents/rapports/ comptes rendus et gérer l'archivage des dossiers - Etre force de proposition et participer à l'écriture de la communication externe sur l'activité Faculty & Research : contenus LinkedIn, diffusion d'informations Soutien aux projets stratégiques de la Direction - Participer activement au suivi et à la coordination des projets transverses : staffing, allocation de ressources, rémunération - Collaborer sur la mise à jour et la gestion des données nécessaires aux arbitrages (data analysis, synthèse, reporting). - Suivre les affectations de bureaux pour les professeurs permanents, en lien avec la Dean. Votre Profil : - De formation Bac +2/3, vous justifiez de minimum 3 ans d'expérience dans la gestion administrative, idéalement acquise dans le domaine de l'Enseignement Supérieur, - Vous possédez un bon niveau d'anglais vous permettant d'échanger à l'écrit et à l'oral avec vos différents interlocuteurs internationaux, - Vous maîtrisez les outils bureautiques et de coordination (Doodle, Pack Office, ) et avez une appétence pour les outils numériques et collaboratifs, - Vous faites preuve d'autonomie, de fiabilité et d'un sens aigu des responsabilités, - Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, vos capacités d'organisation, de planification et de priorisation, - Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, un esprit d'équipe et le sens du service. - Vous faites preuve de discrétion et avez le sens de la confidentialité. Ce que l'on vous propose : - Une politique de congés avantageuse (33 jours par an) - Des titres restaurants - Un accord d'intéressement - Un accord de télétravail - Le remboursement des frais de transport à hauteur de 75% Conditions du poste : - Type de contrat : CDI - Début de contrat : Poste à pourvoir début septembre 2025 - Statut cadre (218 jours travaillés/an) Vous souhaitez avoir un aperçu de ce que c'est de travailler à l'IÉSEG ? Parce que ce sont nos collaborateurs qui en parlent le mieux, nous leur avons donné la parole : PROFIL :