POSTE : Assistant de Direction H/F DESCRIPTION : Un rôle clé au coeur du service Rejoignez une entreprise locale à dimension internationale engagée depuis plus de 100 ans dans la fourniture mondiale de solutions temporaires et permanentes en matière d'espace. Leurs structures et bâtiments sont utilisés à des fins commerciales, publiques, événementielles, ainsi que pour des applications militaires et humanitaires. En tant qu'assistant.e de direction, vous assistez la Direction et les responsables, afin d'optimiser la gestion de leur activité (communication, préparation de réunions, accueil). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Vous prenez en charge le suivi complet de dossiers (suivi de dossiers ou de projets, gestion administrative) ou d'événements spécifiques. Vos principales missions Assistanat de direction - Accueillir une clientèle ; - Filtrer des appels téléphoniques ; - Traiter l'information ; - Assurer la transmission des informations en interne et en externe ; - Préparer et mettre en forme les courriers ou documents pour les Directions demandeuses ; - Organiser des déplacements professionnels en prenant en charge toute l'organisation matérielle ; - Préparer et organiser des réunions ; - Saisir des documents numériques ; - Réaliser la gestion administrative du courrier ; - Organiser le planning des Directions demandeuses ; - Gérer l'archivage des Directions demandeuses. Dossiers ou projets divers en fonction des demandes des Directions - Préparer et gérer des dossiers spécifiques après avoir reçu les indications nécessaires ; - Gérer et rédiger l'ensemble des tâches administratives et de reporting confiées par la Direction. Récurrent de la Direction Technique - Etablir les contrats de sous-traitance ; - Suivre la facturation sur le département « Travaux » en lien avec les conducteurs de travaux internes et externes, ainsi que les prestataires, fournisseurs éventuels ; - Assurer le suivi administratif des AO et projets chantiers (DC4, DOE) ; - Assurer le suivi des dossiers de qualifications (Qualibat, PQT). Récurrent de la Direction Commerciale - Suivre les NPS ; - Suivre les PAQ ; - Répondre à et suivre toutes les demandes des contacts entrants ; - Concaténer, suivre, préparer les tableaux de présentation des statistiques commerciales. Ce que nous vous offrons : Qualité de vie au travail - Horaires flexibles (arrivée possible entre 7h45 et 9h, départ entre 16h30 et 18h00) - à déterminer avec les Directeurs et en fonction des impératifs du poste occupé ; - 35h de temps de travail, à répartir sur 4,5 ou 5 jours afin de concilier vie privée et vie professionnelle. Avantages sociaux - 25 jours de congés payés ; - Mutuelle et prévoyance attractives ; - Futurs locaux attrayants ; - Avantages CSE (chèques vacances, carte cadeaux). Un cadre bienveillant et stimulant - Accompagnement à la prise de poste avec une passation détaillée ; - Une équipe engagée, des projets diversifiés et des opportunités d'évolution. Comment postuler ? Candidatez directement à l'offre. Le processus de recrutement sera composé d'un 1er entretien avec Déborah, suivi d'un 2ème entretien au sein du siège avec la Directrice générale et commerciale, un 3ème et 4ème entretiens potentiels avec le Directeur Général et le Directeur Technique. PROFIL : Ce que nous recherchons - Expérience : au moins 5 années sur un poste similaire, idéalement en milieu industriel. - Compétences : maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), maîtrise des normes rédactionnelles, savoir collecter / analyser /synthétiser et transmettre des informations pertinentes aux managers, savoir rendre compte de l'avancement des dossiers et des difficultés rencontrées, comprendre et savoir appliquer une réglementation, flexibilité et gestion des priorités, maîtrise de l'anglais (idéalement de l'allemand). - Qualités humaines : polyvalence, organisation et rigueur, sens de l'initiative, discrétion professionnelle et sens de la confidentialité, respect des délais, diplomatie, excellentes compétences relationnelles, aptitudes relationnelles et communicationnelles, souplesse et fermeté, capacité à travailler en autonomie / transversalité pour différents directeurs / en équipe.