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- Détail de l'offre 9645877
Assistant(e) administratif et d'accueil H/F 21 - VILLERS PATRAS
Offre n° 9645877
Assistant(e) administratif et d'accueil H/F
21 - VILLERS PATRAS - Localiser avec Mappy
Publié le 28 juin 2024
Description de poste: Assistant(e) administratif et d'accueil H/F Classification du poste : Employé Résumé du poste: Nous recherchons un(e) réceptionniste bilingue pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal doit avoir une excellente capacité de service client et être à l'aise dans un environnement multilingue. Il/Elle assiste le dirigeant dans la gestion de son planning et collabore étroitement à la gestion des membres à l'international, l'organisation des chapitres et réceptions, ainsi qu'à l'organisation du Tastevinage. Ce poste offre une opportunité passionnante pour un individu dynamique qui souhaite évoluer dans un environnement professionnel et multiculturel. MISSIONS PRINCIPALES : Accueil : - Accueillir et orienter les visiteurs - Gérer les appels téléphoniques entrants - Assurer le suivi des réservations et des demandes de services - Fournir un support administratif général - Gestion des ventes de produits directement à l'accueil - Maintenir un environnement de réception propre et accueillant - Assister le dirigeant dans la gestion de son agenda ( prise de RDV, courriers, e-mails, congés...). - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements...) - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, notes diverses pour les réunions...) - Assurer ponctuellement en amont, la préparation et le suivi des dossiers. Gestion du courrier dans sa globalité (courriers, gazettes, diplômes, livres...) : - Gérer le courrier en entrée et en sortie - Distribuer le courrier aux services destinataires - Gérer le retour du courrier et rechercher les nouvelles coordonnées Gestion des membres à l'international : - Exercer les fonctions administratives de gestion des membres à l'international - Réceptionner les appels ou les mails et filtrer les demandes - Assurer la transmission des informations en interne - Mettre à jour les coordonnées des membres - Assurer le rappel des cotisations - Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes-rendus...). - Préparer et suivre les envois aux sous-commanderies - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information). Collaboration à la gestion des Chapitres - Réceptions - Tastevinage - Assister le dirigeant sur l'organisation des événements - Mettre en forme ou retranscrire les discours - Préparation des listes des intronisés - Gestion des stocks d'insignes et des tastevins - Assurer le passage des commandes auprès des couturières - Assurer les commandes de diplômes - Envoi des photos aux promus et aux personnalités - Travail en étroite collaboration avec l'ensemble des services Participer à la communication externe de l'entreprise - Édition et préparation de documents et de photos - Relecture et écriture des documents Profil et compétences : - Excellentes compétences en service client - Maîtrise du français et de l'anglais (bilingue). La notion / maîtrise de langues complémentaires est appréciée - Bonne capacité rédactionnelle - Capacité à gérer divers services et demandes - Connaissance des procédures de réception - Excellent relationnel - Bonne capacité d'adaptation. - Organisation et rigueur Type d'emploi : CDI Rémunération : 1¿900,00€ à 2¿000,00€ par mois Lieu du poste : En présentiel
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
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