POSTE : Assistant Administratif H/F DESCRIPTION : Nous accompagnons une entreprise de conditionnement (stations mobiles d'embouteillages) qui recherche son (sa) prochain (e) assistant (e) administratif. Présente sur le territoire depuis près de 15 ans, cette société travaille auprès de domaines viticoles et caves coopératives sur les départements du Vaucluse, du Gard, des Bouches du Rhône et de la Drôme. UN PRE-RECQUIS EST INDISPENSABLE DANS LE SECTEUR VITICOLE Les principales missions de ce poste seront : - Saisies des heures hebdomadaires du personnel - Réalisation du tableau des heures de travail sur les chantiers dans les premiers jours ouvrés du mois suivant pour vérification par la Direction avant transmission aux agences d'intérim ? Calcul des moyennes horaires par camion. ? Montage des dossiers de production pour vérification par le service Qualité ? Saisies pour la facturation « CLIENTS » ? Validation des contrats sur les plateformes des agences d'intérim. ? Vérification de la réalisation effective des prestations facturées par les agences d'intérim. ? Saisie des virements des fournisseurs selon les consignes de la Direction. - Saisie préparatoire des factures clients à J+ 1 semaine. ? Classement et archivage des factures ? Classement et archivage des dossiers de production ? Impression et suivi des factures mensuelles (télépéage, téléphone) selon consignes de la direction. ? Suivi des factures carburant et saisies sur le logiciel PRO DOUANE pour le remboursement de la TPCPE (1 fois par trimestre) - Indicateurs et suivis des éléments de localisation et de disponibilités des unités mobiles pour les visites périodiques (Charriots élévateurs, climatisation, APAVE) en lien avec le service Qualité ? Prise des rendez-vous pour les visites règlementaires de sécurité pour les bâtiments ? Relais administratif auprès des services de la médecine du travail. ? Assurer l'accueil des livreurs et de la Poste, réceptionner les colis et signer les bordereaux de livraison. ? A la demande de la Direction, être en mesure de transmettre aux clients les fiches de production demandées. ? Soutien administratif sur d'autres tâches en lien avec la Direction PROFIL : Issu/e d'une formation en support administratif et d'une expérience d'au moins 3 ans sur le même poste, vous êtes à l'aise avec le maniement des chiffres et avait une orthographe irréprochable. Vous êtes en capacité de communiquer à l'oral et à l'écrit avec des interlocuteurs différents (Direction, équipes, prestataires, clients, fournisseurs). Vous avez par ailleurs une excellente maîtrise du Pack Office (notamment Excel).