Référence CSP: MINT_BA988ATB-104527 Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : - Suivi de l'exécution du budget selon l'orientation des dépenses. Utilisation obligatoire des applications Chorus Formulaire et Chorus Cœur pour la création des engagements juridiques et le suivi des factures dématérialisées par les fournisseurs ; - Fonction d'acheteur: choix des produits, relations avec les fournisseurs et les services comptables ; - Encadrement de l'équipe : consignes, contrôle des tâches, participation aux différents évènements (repas, cocktail.) ; - Suivi des demandes d'hébergements ; - Organisation des volets hébergement et restauration pour les visites ministérielles et autres sommets, en relation avec le Cabinet (suivi des demandes, négociation des tarifs, contrôle des prestations, suivi de la facturation.) ; - Participation aux différents évènements (repas, cocktail.) ; - Commande et suivi de l'ensemble des travaux exécutés dans l'enceinte de la Résidence ; - Création et suivi des demandes de remboursements des frais de déplacement des personnels sur l'application Chorus DT. Régisseur d'avances: uniquement pour la préparation des coutumes et le suivi des documents comptables (carnets de situations, balances, état d'emploi, journaux, liste des mouvements...). Suppléance et renfort du maître d'hôtel en cas de besoin : - préparation, organisation, mise en place des repas, cocktails, buffets... - Service en salle (service à table) ; - Suivi de la cave et des boissons (vins, alcools et softs drinks) et organisation des commandes ; - Tenue du livre de cave, du registre de menus et de consommations. En cas de besoin : - aide au quotidien du Haut-Commissaire et de son épouse, pour leur partie privée ; - préparation et agencement des salles pour les réunions, conférences de presse, audiences, . - sonorisation des salles, vérification des éclairages ; - Effectuer les commandes de vivres pour les repas journaliers ainsi que ceux des repas officiels (choix des produits chez les fournisseurs, commandes téléphoniques, estimation des quantités à commander selon les stocks). Accueil des invités et personnalités à l'occasion des repas, cocktails et réunions. Tâches annexes: Agencement et déménagements des salles de réception et salles à manger (port de charges lourdes), Polyvalence au sein de l'équipe de la Résidence.