Nous recrutons un Gestionnaire du bureau des admissions F/H pour l'EHPAD Jean Collery d'Ay en direction commune avec le Centre Hospitalier d'Epernay et avec le CHU de Reims Adresse : 18 boulevard Charles de Gaulle 51160 AY Missions : Accueil Accueil et prise en charge des personnes (familles, résidents, agents) Réception et traitement des appels téléphoniques Courriers, mails (réception, traitement, distribution et diffusion.) Lien entre les familles et représentants légaux, les services et l'encadrement Lien partenaires extérieurs (Mairie, trésorerie, département, CIAS.) Affichage et mis à jour des documents réglementaires Réception des colis pour les résidents et recommandés divers BUREAU DES ADMISSIONS Réception et gestion des demandes d'admission Renseignement et aide à la constitution du dossier d'admission Suivi et mis à jour des dossiers sur Via Trajectoire Préparation de la commission d'admission Préparation de l'admission et enregistrement du dossier résident (PASTEL) Transmission des documents relatifs à l'admission Evaluation de la situation administrative et financière puis transmission au service social Suivi des restes à recouvrer en lien avec la Trésorerie Déclaration annuelle CAF ONAC, liste à jour des ressortissants Suivi et mis à jour des documents à renouveler chaque année (APA, mutuelle, assurance.) GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE Préparation et organisation du CVS (élections, compte rendu, ordre du jour.) Saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d'information de tableau, taux d'occupation (statistiques) Reproduction, création et diffusion de documents, de dossiers (département, trésorerie, administrations) Tenue à jour des données et des fichiers pour le Forfait Global Traitement des dossiers et documents en lien avec les missions du BDA Enregistrement tri, traitement, diffusion, archivage Courriers divers et variés Déclaration des jours de présences pour les résidents à l'aide sociale Déclarations des entrées, sorties, et décès sur RESID ESMS et création des prises en charge Mise à jour des données nécessaires à la facturation (tarifs, APA, participation, mouvements.) Extraction de donnée du logiciel de soins (GIR, mouvements)Accueil et prise en charge des personnes (familles, résidents, agents) Facturation Facturation des séjours Saisie et mise à jour des prélèvements automatiques Contentieux Gestion réclamations des familles, représentants légaux, résidents Suivi et mise à jour du Forfait global dépendance, préparation au contrôle annuel Suivi des Restes A Recouvrer (en lien avec la trésorerie) Liens avec les partenaires extérieurs Courrier de réservation de chambre au Département (pour les hospitalisations de plus de 21 jours) Tenue à jour du GMP Transmissions d'information relatives aux successions en lien avec la trésorerie Informations complémentaires : Poste à pourvoir immédiatement Diplômes, qualifications, habilitations, niveau requis BAC/BTS/DUT Expérience souhaitée Avoir démontré une bonne capacité d'adaptation Compétences et qualités requises Maîtriser les outils informatiques et bureautiques Avoir le sens du service public Avoir le sens relationnel Amabilité et courtoisie avec tous les publics Faire preuve de réactivité et de rigueur Etre disponible Posséder l'esprit d'équipe Faire preuve de discrétion Type d'emploi : Temps partiel, CDI Rémunération : à partir de 1 900,00€ par mois Nombre d'heures : 35 par semaine Formation: * Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel) Lieu du poste : En présentiel