RESPONSABILITÉS : Assurer l'accueil, le suivi administratif et pédagogique des étudiants de 2ème année : - Gérer administrativement les dossiers étudiants : Inscriptions administratives et pédagogiques - Emplois du temps : saisie des plannings dans CELCAT, confirmation des plannings auprès des intervenants - Gérer l'assiduité et les absences - Gestion des demandes de convention de stage Assurer l'accueil, le suivi administratif et pédagogique des étudiants de la filière Industrie et de la filière Recherche (4ème année Semestre 2, 5ème année et 6ème année) : - Gérer administrativement les dossiers étudiants : Inscriptions administratives et pédagogiques - Emplois du temps : saisie des plannings dans CELCAT, confirmation des plannings auprès des intervenants - Gérer l'assiduité et les absences - Gestion des demandes de convention de stage - Pour les 6ème année, assurer le suivi des fiches de suivi et des pièces justificatives de la validation de la 6ème année Organisation des Examens et jurys : - Travailler en lien avec les responsables d'années - Préparation des examens: organisation matérielle, convocation des étudiants, préparation sous Apogée des examens, ... - Organisation des jurys : intégration des notes, calculs de notes et résultat, édition des PV et relevés de notes et mise en ligne des résultats, convocation des membres des jurys Suivi des fiches des stages Hospitalo-Universitaire : - Travailler en équipe avec une autre collègue (en charge des filières Officine et Internat) - Suivi des formations FGSU - Suivi des affectations des étudiants en stage (préparation du tableau de classement, envoi aux Affaires médicales et Chefs de service) - Récupération et suivi des fiches d'évaluation des stages HU (Filière Industrie et Recherche) - Organisation du jury : intégration des notes, calculs de notes et résultat, édition des PV et relevés de notes et mise en ligne des résultats, convocation des membres des jurys - Secrétariat du CEPH (envoi des convocations aux membres, organisation matérielle des réunions, communication du compte-rendu) Missions complémentaires : - Accueillir, informer et orienter les usagers du service - Participer aux activités du service en cas de pic d'activités - Participer aux activités transversales du service (accueil et orientation du public, évènement du département comme les JPO, la remise des diplômes, ...) PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs: - Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique Environnement professionnel - Connaissances générales en méthodes de gestion et de suivi - Techniques du domaine - Informatique appliquée Savoir-faire : - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Évaluer les attentes et besoins des publics concernés - Savoir planifier et respecter des délais - Travailler en équipe - Gérer les relations avec les interlocuteurs - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine - Utiliser les outils bureautiques - Savoir rendre compte Savoir-être : - Autonomie/Confiance en soi - Rigueur/Fiabilité - Réactivité - Sens relationnel - Capacité d'écoute - Sens de la confidentialité - Sens de l'organisation Compétences particulières : - Connaissance d'Apogée, celcat, amétys, moodle, teams - Maîtrise des outils bureautiques - Pratique de l'anglais -- Poste ouvert aux contractuels et titulaires de catégorie C et en mobilité interne Catégorie/corps : C Diplôme minimum requis : CAP/BEP/BAC Type de contrat : CDD Durée du contrat : 12 mois, jusqu'au 31/01/2026 Date de démarrage souhaitée : Février 2025 Rémunération brute mensuelle : Entre 1802€ et 1816€ (selon grille et expériences) Quotité de travail : 100% Date limite de candidature : 23/01/2024 Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.