[83738] Centre Hospitalier Bagnères-de-bigorre L’assistant(e) de direction assure un secrétariat polyvalent avec un accueil physique et téléphonique et permanent. Il (elle) planifie sur l’année les instances et réunions institutionnelles, en assure l’organisation. Il (elle)assure des tâches de rédaction, de frappe, de mise en forme de documents. Il (elle) assure la réception, la diffusion des correspondances, ainsi que leur traçabilité et les réponses. Description du profil recherché: Pour la Direction Générale : - Gestion de l’agenda du directeur - Planification et organisation des instances : Directoire, conseil de surveillance - Elaboration des comptes rendus des instances - Organisation de rendez-vous et réunions à la demande - Rédaction et frappe de courriers de réponse - Accueil physique et téléphonique - Elaboration des tableaux de garde et astreintes (direction et permanence médicale) - Diffusion des notes de service et d’information - Mise à jour des annuaires (établissement, FHF…) - Ouverture des courriers et distribution aux différents services administratifs Pour la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Médicales : - Gestion de l’agenda - Organisation de rendez-vous et réunions à la demande - Planification et organisation des instances représentatives du personnel : CSE, F3SCT - Elaboration des comptes rendus des instances - Rédaction et frappe de courriers et attestations - Diffusion de note d’information - Calcul et saisie de frais de déplacement des agents et du personnel médical - Participation à la saisie d’éléments de paie - Paiement de factures - Participation au classement et à l’archivage Pour la Direction des Soins : - Gestion de l’agenda et coordination des réunions d’encadrement (priorisation et anticipation) - Préparation, rédaction et suivi des documents institutionnels / courriers / comptes rendus / notes - Suivi administratif des dossiers et projets (décisions et relances) - Organisation de rendez-vous et réunions à la demande - Contribution à la préparation des évaluations et certifications HAS - Organisation et planification de la CSIRMT - Elaboration des comptes rendus des CSIRMT - Mise à jour des tableaux de suivi des gardes des cadres de santé - Participation à l’organisation d’événements institutionnels - Garantir la confidentialité et la fiabilité des informations traitées Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour