1 SECRETAIRE MEDICALE - H/F CDI - Temps partiel 50% Unité de Soins Longue Durée L'USLD est une structure médico-sociale qui accueille 44 résidents au sein du CHSM. Elle est disposée sur 2 étages Elle a pour mission d'accueillir des personnes aux pathologies complexes, associant pathologie psychiatrique et pathologie somatique Vos principales missions :   ·         Répondre au téléphone, prise de rendez-vous, accueil ; ·         Récupération du courrier, tri, distribution sur deux sites différents (USLD et EHPAD) et traitement du courrier quotidien ; ·         Traitement des courriers divers ; courriers médicaux ; ·         Traitement et rédaction des courriers/mails aux tuteurs et curateurs ; ·         Gestion des temps (via OCTIME) et aide à l'utilisation si besoin; ·         Organisation des réunions diverses et rédaction des compte-rendu ; ·         Accueil des familles ; ·         Inscriptions des patients pour le pédicure et la coiffeuse ; ·         Gestion des commandes et distribution des fournitures de bureau ; ·         Établissement des bons de réparation (SAMFM) ; ·         Établissement des notes de service ; ·         Mise en page adaptée des menus pour affichage ; ·         Établissement des rapports d'activité annuels USLD; ·         En collaboration avec l'assistante sociale : courriers au Conseil Départemental ou la CAF, attestation de présence, notification aide sociale ou APA, attestation de résidence pour l'allocation logement; Suivi des dossiers en collaboration avec les tuteurs ou les référents familiaux ; entretien et information aux familles pour les différents dossiers à faire ; ·         Formation de stagiaires en secrétariat (occasionnel) ;     Vos missions plus spécifiques :   ·         Les admissions : o    Courrier d'admission au tuteur ou famille ; o    Accueil de la famille ou tuteur lors de l'admission (renseignements, recherche du consentement, élaboration du contrat de séjour, vérification de la compétence des mandataires pour signature, etc.) ; o    Saisie du dossier administratif dans CARIATIDES et Netfactu + CPAM (améli.fr) ; o    Numérisation de tous les documents demandés ; o    Registre des entrées ; o    Envoi du contrat de séjour et règlement de fonctionnement ; o    Envoi du certificat de présence + grille GIR au C. Départemental ; o    Gestion en cours de séjour : demande des documents manquants ; suivi des dates de validité des responsabilités civiles, attestations     o    CPAM, mutuelles etc. o    Recherche des consignes en cas de décès et des directives anticipées ; o    Tenue et suivi des dossiers administratifs et informatiques ;     ·         Les décès : o    Utilisation de CERTDC : suivi des déclarations de décès ; o    Formalités administratives : déclaration de décès, fax à la mairie, transport du corps avant mise en bière... ; o    Relation avec les Pompes Funèbres ; o    Accueil et accompagnement de la famille ou tuteur ; o    Registre des décès ; o    Signalement CAF et Conseil Départemental ; o    Saisie des mouvements dans les logiciels pour la facturation.     ·         Les sorties définitives : o    Organisation de la sortie : entretien avec la famille, transmission des différents documents administratifs ; o    Transport pour le BT (en lien avec l'équipe soignante ou encadrement); o    Relation avec l'établissement d'accueil ; o    Courrier de sortie ; o    Registre des sorties ; o    Signalement   ·         Facturation : o    Dans NETFACTU, saisie des mouvements (pour la facturation) et numérisation des différentes notifications d'aides sociales ; o    Transmission mensuelle des mouvements à la CPAM par télé-service ; o    Transmission des notifications APA, aide sociale ; o    Suivi des dossiers APA et aide sociale.   ·         Tutelle : o    Courrier au Juge des tutelles ; o    Liste des patients sous tutelle ; o    Courrier de renouvellement des mesures de protection : transmission au juge des tutelles ; o    Relation avec les tuteurs (courrier divers). Rémunération et avantages ·         En fonction de la Convention Collective Nationale du 31 octobre 1951 (Fehap) reprenant l'ancienneté d'un poste de secrétaire médicale ·         Le poste est basé sur le Centre Hospitalier Sainte Mar