RESPONSABILITÉS : Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l'Université Marie et Louis Pasteur ! Définition de la fonction Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine du secrétariat : secrétariat du Directeur de l'UFR SLHS, du responsable administratif et des assesseurs ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'UFR. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Vos missions : Secrétariat de direction • Réaliser des opérations de gestion courante du secrétariat : o Tenue de l'agenda du Directeur, des directeurs adjoints et du responsable administratif o Centralisation des signatures Directeur courrier départ (parapheurs de tous les services) o Traiter et diffuser des informations o Assister les personnels et les équipes • Accueil physique et téléphonique) et orientation des interlocuteurs internes et externes du directeur et de la responsable administrative • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier : analyse et ventilation • Assurer la bonne tenue des Conseils de gestion : envoi des convocations, transmission des pièces jointes afférentes, appui logistique lors des séances, et rédaction des comptes rendus. • Contribuer à la coordination des réunions de l'équipe de direction : avec les enseignant·es, les partenaires et les services administratifs internes à l'UFR ; appui à la réalisation des comptes rendus. • Participation à l'organisation des élections de l'UFR • Suivi des conventions (occupation des locaux, partenariat) • Appui ponctuelle aux assesseurs pour l'élaboration de documents Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels. Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler ! https://univ-fcomte.nous-recrutons.fr/ PROFIL RECHERCHÉ : Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste : Compétences opérationnelles • Accueillir et orienter les différents publics • Gérer, organiser et archiver les documents administratifs dans le respect des procédures et des délais • Rédiger des documents administratifs et institutionnels avec rigueur, clarté et sens de la synthèse • Savoir rendre compte à la hiérarchie, transmettre l'information de manière claire, structurée et contextualisée • Travailler en coordination étroite avec l'équipe de direction, les services administratifs, les responsables de formation, et les partenaires institutionnels • Maîtriser les outils bureautiques courants • Qualités rédactionnelles Connaissances • Bonne connaissance de l'enseignement supérieur et en particulier de l'Université et de l'UFR SLHS (formations, services, locaux...) Qualités • Aisance relationnelle et sens du contact • Capacité d'écoute active • Sens de l'organisation • Réactivité et autonomie • Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité