POSTE : Assistant de Gestion du Campus Aix-Marseille-Provence - CDD H/F DESCRIPTION : Pour mettre en oeuvre cette stratégie, elle recrute une ou un Assistant ou Assistante de gestion de son Campus Aix-Marseille-Provence. Le poste est ouvert pour un CDD d'un an, renouvelable. A moyen terme, un poste pérenne est susceptible d'être ouvert. ENVIRONNEMENT DU POSTE ET DESCRIPTION DES MISSIONS : Avec 135 personnels et 350 étudiant.e.s et 70 collaborateurs d'entreprises accueillis, le Campus Aix-Marseille-Provence de Mines Saint-Etienne propose, avec ses formations de Bac +5 à Bac +8, les recherches conduites par le Centre de Microélectronique de Provence et l'Institut Henri Fayol, sa salle blanche, ses plateformes de prototypage et de caractérisation sécuritaire, son incubateur, son centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle « La Rotonde » et son insertion dans les structures promouvant l'innovation et le développement économique de son territoire, un écosystème complet et une chaîne de valeur sans équivalent pour accompagner les entreprises et former leurs collaborateurs dans les secteurs de la microélectronique, de l'informatique, des objets connectés et de la cybersécurité. Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur du campus et la responsabilité fonctionnelle conjointe du Directeur du campus et du Responsable des Opérations, vous aurez pour principales missions : · Secrétariat de Direction : Accueil physique et téléphonique, coordination des agendas · Comité de Pilotage du Campus : planification, ordres du jour, secrétariat de séance, comptes rendus · Accueil des scientifiques et personnels extérieurs : procédures, autorisations de travail et d'accès, traitement administratif · En lien avec l'officier de Sécurité Sûreté Environnement et les responsables ZRR, anticiper, préparer suivre les dossiers de demandes ou de renouvellement d'autorisations de Zones à Régime Restrictif · Suivi de l'exécution du budget du campus : suivi des engagements, service fait, (environ 600 K€ / an) · Exécution du budget du campus, hors infrastructures techniques : relation avec les fournisseurs établissement de devis, saisie, émission et suivi des engagements, service fait · Suivi de plusieurs marchés de prestation · Gestion des événements organisés par l'Ecole : planification, organisation en coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur) · Gestion des événements accueillis : tarification, négociation commerciale, coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur) · Gestion documentaire dématérialisée, archivage Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service et de Mines Saint-Etienne. Le poste est basé sur le campus Aix-Marseille-Provence. La participation à des activités transversales à l'Ecole ou opérées par les autres campus est encouragée. PROFIL RECHERCHÉ : Vous êtes dans l'une des situations suivantes : · Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle 4 ans, ou · Diplôme Bac +2 / Bac +3 ou équivalent Et idéalement : · Titulaire d'un BTS /DUT Assistant de gestion ou d'une expertise en gestion des entreprises et des administrations, Assistanat de Direction ou diplôme équivalent · Avec une expérience de 4 ans dans l'administration ou la gestion de l'administration · Junior accepté : non Vous êtes dotées des compétences, connaissances et expériences suivantes : · Connaissance ou expérience de la gestion administrative et financière d'établissements publics. Une expérience réussie dans l'enseignement supérieur et la recherche sera un plus · Respect et maîtrise des procédures, capacité à intégrer les évolutions réglementaires dans celles-ci, à anticiper les changements à mettre en oeuvre · Maîtrise des outils informatiques bureautiques et collaboratifs, capacité à suivre leurs évolutions et leurs usages, capacité à se former sur les applications métiers spécifiques Gestion, organisations de réunions, événementiels Prise de notes et élaboration de compte-rendus, éventuellement assistées par des outils informatiques · Établir, appliquer et mettre à jour des procédures · Gestion dématérialisée des documents, incluant la gestion des autorisations et des accès · Intérêt pour la formation, la recherche et l'innovation, curiosité pour les thématiques du campus Vous vous reconnaissez dans les capacités et aptitudes suivantes : · Rigueur dans la planification et le suivi des actions, respect des délais et des échéances · Respect des procédures, capacité à rendre compte - Sens du relationnel : écouter, communiquer et être diplomate, Interagir de manière transversale avec des interlocu