Le Centre Hospitalier de Belle-Ile-en-Mer, établissement du Groupement Hospitalier Brocéliande Atlantique (dont l'établissement support est le CHBA à Vannes) recrute un(e) assistant(e) de direction (h/f) pour un poste à pouvoir dès le mois de mars dans le cadre d'un remplacement d'agent (CDD de 5 mois) MISSIONS DU POSTE -Assister le directeur délégué de site dans le quotidien de la direction de site -Assurer le secrétariat de la direction de site et le suivi des dossiers -Des missions complémentaires pourront être proposées en fonction des évolutions de la direction de site ACTIVITES -Accueil physique des RDV -Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques -Traitement de la messagerie du secrétariat de direction -Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles -Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) -Préparation et organisation des déplacements du directeur -Préparation et suivi de dossiers du directeur, notamment préparation des instances -Prise de notes et rédaction de comptes-rendus -Aide à la préparation et à l'organisation de manifestations -Participation à l'élaboration de supports de communication -Gestion et suivi des plaintes/réclamations, suivi du calendrier et élaboration du rapport d'activité de la CDU -Coordination de la maison des usagers -Mises en place d'actions de promotion de la santé HORAIRES -AMPLITUDE HORAIRE D'EXERCICE 8h30 -17h30 Amplitude horaire : 7h30 SPECIFICITES DU POSTE -CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE Lors de manifestations au sein de l'établissement et pour les instances : possibilités de modification de l'horaire de journée COMPETENCES REQUISES Savoir : -Accueil téléphonique : connaissances générales -Bureautique : connaissances opérationnelles -Classement et archivistique : connaissances générales -Communication / relations interpersonnelles : connaissances générales -Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles -Secrétariat : connaissances opérationnelles Savoir-faire : -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire -Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel -Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures -Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence -S'exprimer en face -à -face auprès d'une ou plusieurs personnes -Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau -Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Savoir-être : -Organisée, méthodique et rigoureuse -Autonomie et rapidité -Discrétion -Qualités relationnelles développées -Disponibilité Expérience souhaitée d'au moins 5 ans Contrat : CDD