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Office Manager F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) 75 - PARIS 06
Offre n° 9931129
Office Manager F/H - Administration, gestion, organisation (H/F)
75 - PARIS 06 - Localiser avec Mappy
Publié le 04 juillet 2024
Descriptif du poste: Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier et de la Responsable Communication pour la partie évènementielle, l'office manager sera responsable de : Gestion administrative : - Gestion de l'agenda du Directeur - Gestion des locaux : fournitures, prestataires, conformité des locaux : entretien et obligation légales (DUERP, sécurité incendie.) - Gestion du parc informatique et téléphonique en lien avec le prestataire informatique. - Gestion des achats (commandes, devis, factures) et des contrats. - Gestion des comptes clients (envoi des appels de fonds, des appels à cotisation, des factures et des reçus fiscaux) - Rapprochement des factures fournisseurs et des comptes clients avec la trésorerie, suivi des relances. - Gestion des déplacements des membres de l'équipe - Gestion du courrier Ressources humaines : - Préparation de l'arrivée de nouveaux salariés (dossiers du personnel, matériel informatique, accompagnement d'accueil) - Suivi des tickets restaurant - Traitement des candidatures reçues (réponse aux candidats, diffusion aux personnes de l'équipe) Gestion évènementielle /communication : - Organisation logistique des événements externes : réservations salles, commandes traiteur, choix des fournisseurs, installation du matériel, réalisation badges/chevalets, impression, accueil des participants, prise en charge des intervenants. - Organisation des séminaires internes en équipe : trois par an dont un hors de Paris sur plusieurs jours - Gestion des cotisations Club : adhésion, relance, organisation des réunions - Communication des Clubs (gestion site web privé, gestion invitation et réseaux sociaux) - Communication digitale en cas d'absence de la Chargée de communication - Relecture des contenu web en cas d'absence de la Chargée de communication Profil recherché: Le poste s'adresse à une personne de formation Bac +5, souhaitant apporter son sens de l'organisation au service des chercheurs et de l'institut. Les compétences requises pour ce poste : - Un très bon relationnel - Le sens de l'organisation et une grande rigueur. - Une bonne maîtrise des outils bureautiques, et notamment Excel - Un goût pour les tâches variées - Un goût pour l'appui aux salariés - La maîtrise de l'anglais serait une compétence appréciée. - Une sensibilité aux sujets liés à l'écologie serait un plus. Cette offre d'emploi est ouverte aux personnes en situation de handicap.
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail - Salaire
- Salaire brut : A négocier
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Entreprise
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