AGENT EN CHARGE DU SECRÉTARIAT ET DE L'ACCUEIL DU SERVICE - MAIRIE DE CARBONNE (H/F) 31 - Garonne (Haute)
Offre n° 9960080
AGENT EN CHARGE DU SECRÉTARIAT ET DE L'ACCUEIL DU SERVICE - MAIRIE DE CARBONNE (H/F)
31 - Garonne (Haute)
Publié le 04 juillet 2024
Référence CSP: O031240/702002231 Sous l'autorité du Directeur des Services Techniques et de son adjoint, vous gérez l'accueil téléphonique et physique, ainsi que le secrétariat du service. Missions principales : ? Gestion du standard et du public: réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, premiers renseignements ? Gestion documentaire : o Enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier o Classement des documents (devis, factures, courriers, etc.), transmission aux services concernés (comptabilité, secrétariat général, DRH, etc) et archivage des dossiers (plan de classement, versement des dossiers au archives) ? Gestion et suivi des demandes d'interventions e-atal : enregistrement, édition, transmission aux services, saisie heures ? Gestion administrative et suivi des manifestations en lien avec l'espace associatif ? Saisie des heures de site Missions secondaires : ? Saisie et mise en forme de documents (courriers, tableaux, comptes-rendus, rapports, suivi d'autorisations, ...) ? Elaboration de fichiers-types, procédures ? Transmission mensuelle à la direction d'un état des lieux des demandes en attente, suivi des heures mensuelles d'étude sur les différents projets ? Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes de bureau (petites fournitures, agendas, encre, papier, etc.), réapprovisionnement ? Suivi des demandes d'absence, relance auprès des techniciens et des chefs d'équipe ? Edition des plannings mensuels prévisionnels des congés ? Saisie des fiches d'heures mensuelles du personnel (excel et Atal) ? Accueil des agents et formation (informatique, administrative, etc)
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Communes
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