Nous recherchons un/e Secrétaire pour un de nos coopérateur dans un Foyer d'Herbergement sur le secteur de Saint-Malo 1. Accueil Accueillir physiquement les personnes Répondre au téléphone Orienter les appels Transmettre les messages téléphoniques et mails (internes et externes) Prendre et gérer les rendez-vous 2. Administration des usagers Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers Constituer les dossiers de demande d'admission (Aide Sociale, Aide au Logement) Relancer les familles et partenaires sociaux pour les documents manquants Tenir à jour le classeur des candidatures d'usagers en attente Mettre à jour le tableau des notifications MDPH Effectuer les demandes et renouvellements (CDAPH, AAH, carte d'invalidité, ACTP.) Suivre les entrées et sorties des usagers Informer les familles des modifications de fonctionnement Informer les familles sur la vie associative Suivre les arrêts de travail des usagers Établir l'état de présence et le transmettre au centre administratif Préparer les navettes salaires des usagers Établir les tableaux de retours en famille Transmettre trimestriellement la liste des usagers à la CPAM Transmettre les demandes de prise en charge individuelle à la CPAM Préparer et suivre les déclarations d'accidents du travail (CHSCT) Gérer la base informatique des usagers Constituer les dossiers de sinistres Établir les attestations annuelles d'heures d'équivalence Contribuer aux indicateurs d'activité et de gestion (ISMS) 3. Comptabilité Réceptionner et vérifier les factures fournisseurs Vérifier les bons de livraison Transmettre les informations pour imputation comptable Mettre en paiement les factures fournisseurs Rapprocher devis, commandes et bons de livraison Établir les factures clients et usagers Suivre, pointer et enregistrer les règlements Effectuer les remises en banque Réaliser les transferts comptables Participer au suivi des caisses de l'établissement et des résidents Créer des supports et outils comptables 4. Gestion des ressources humaines Gérer la base informatique des salariés Tenir à jour le registre du personnel Établir les DUE Créer et gérer les dossiers administratifs du personnel Suivre les arrêts de travail des salariés Préparer et suivre les déclarations d'accidents du travail (CHSCT) Préparer les navettes salaires Constituer les dossiers de formation Transmettre les offres d'emploi et demandes de stage au siège et à Pôle Emploi Participer à l'organisation des élections des instances représentatives Gérer l'affichage obligatoire