RESPONSABILITÉS : Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude recrute, pour sa Direction des Affaires Médicales, un coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux. Le poste est mis à la vacance à temps plein. Le coordinateur adjoint (H/F) a pour mission d'assister la coordinatrice dans l'ensemble de ses missions auprès des 160 secrétaires médicales réparties entre les sites de Saint-Malo et de Dinan. Le suivi, l'accompagnement et l'ensemble des activités principales des secrétariats sont répartis entre le coordinateur adjoint (H/F) et la coordinatrice actuellement en poste. ACTIVITES PRINCIPALES Coordination et encadrement des équipes de secrétaires en lien avec la coordinatrice · Rédaction de procédures · Organisation et supervision des activités (suivi des indicateurs) · Participation à la mise en œuvre des actions suite à projets · Veille documentaire et organisationnelle puis diffusion des informations dans les pôles · Participation à l'évaluation des secrétaires médicales. Gestion du temps de travail et de l'absentéisme (hors pôles malouins de plus de 10 personnes) · Réalisation des plannings de Dinan et Saint-Malo · Saisie des absences et modifications horaires · Proposition et mise en œuvre de solutions pour pallier l'absentéisme · Validation mensuelle des plannings · Suivi du prévisionnel des congés annuels. Participation aux recrutements des secrétaires médicales · Identification des besoins en fonction des moyens financiers alloués · Mise à jour des fiches de poste · Sélection des candidatures en collaboration avec la coordinatrice · Participation aux entretiens de recrutement. Organisation de l'accueil et de l'encadrement des nouveaux personnels et stagiaires · Réalisation des demandes d'accès informatiques · Inscription aux formations logiciels métiers nécessaires. Recensement des besoins en formation et en matériel · Coordination des demandes annuelles de formation en lien avec le plan de formation institutionnel. Participation à la gestion de projets · Participation aux groupes de travail en lien avec l'activité des secrétariats médicaux et suivi de la participation des secrétaires médicales à ces groupes de travail · Mise en place des projets au sein des secrétariats · Réalisation d'audits internes et proposition d'actions d'amélioration. ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL & CONDITIONS D'EXERCICE Poste de catégorie B (grade Adjoint des Cadres ou grade d'Assistant Médical Administratif) à pourvoir à temps plein, en territorial (sites de Saint-Malo et de Dinan). PROFIL RECHERCHÉ : Diplôme : Bac + 2 Expérience : une expérience d'au moins 2 ans serait souhaitable, notamment en management. Connaissances : - de la structure hospitalière - de la gestion médico-administrative de la prise en charge des patients - des droits du patient - du management - de la gestion de projet et conduite du changement - des logiciels métiers et de leur évolution - du logiciel Agirh e.planning - du classement et de l'archivage de l'information médicale (règles et tenue du dossier médical). Savoir-être & Savoir-faire : · Maîtrise et techniques du secrétariat médical · Animer, mobiliser et entraîner une équipe · Evaluer et prioriser les demandes des services · Allouer les ressources logistiques et humaines · Traiter et résoudre les situations conflictuelles · Savoir rendre compte · Savoir travailler en équipe · Etre discret, diplomate, capable de prendre des initiatives · Etre réactive face aux demandes · Etre disponible et à l'écoute.