Rattaché à la Directrice adjointe de l'établissement, vous interviendrez sur les différentes thématiques suivantes :Ressources Humaines Aide à la gestion des plannings avec les managers lors deremplacements (congés, absences ...)Etablissement quotidien des contrats de travail, DPAE(URSSAF)Faire signer quotidiennement les contrats de travail auxvacataires, et en assurer leur suiviMise à jour du planning Excel et Octime (retards, heuressupplémentaires, absences, etc.)Préparer et saisir les variables de paye (repas,transport, heures supplémentaires, retards etc.)Edition et préparation des documents de solde de toutcompte : édition, signature à la Directrice, remise aux salariés, numérisationet archivage dans les dossiers RHAudit administratif des dossiers RH salariésClassement, scan et archivage des documents RHMise à jour du livret d'accueil du personnelAide à la facturation Vérification des éléments mis à jour du tableau préparatoire à la facturation sur les données variables (repas, nouveau GIR, décision APA...)Transmettre au comptable les suivis des comptes chèque, carte bancaire validés par la directionAssurer en lien avec la direction et le comptable la validation des prélèvements clientsMettre à jour du classeur d'urgence : photos des résidents, coordonnées utilesMettre à jour la liste des adresses mails des familles et envoyer au siège à la chargée communication FranceL'accueil Accueillir les visiteurs extérieurs (intervenants, familles, publicitaires, prospects commerciaux.) et identifier leur demande.Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure.Faire émarger le registre des visiteurs et des intervenants extérieurs.En cas de livraison, prévenir le cadre du service concerné.Réceptionner et tracer les appels téléphoniques, les orienter vers l'interlocuteur demandé ou prendre des messages. Savoir filtrer les appels indésirables (démarchage publicitaire)Actualiser l'affichage (éphéméride, menus, animations), les informations et les plaquettes commerciales mises à la disposition du public.Transmission orales et écrites (mail) des informations à toute l'équipe.Répondre aux demandes commerciales (téléphoniques, visites spontanées.) en l'absence de l'adjointe de Direction et de la Directrice en remplissant une Fiche contactAssurer la bonne tenue du poste accueil et coin caféVous interviendrez de manière ponctuelle lors de surcroît de travail. Titulaire d'une formation assistanat manager et/ou de gestion, SP3S ou autre dans la santé, vous avez une expérience significative sur un poste multi-tâches alliant la qualité, l'efficacité, la réactivité et le sens de l'accueil idéalement dans le secteur de l'aide à domicile, en RSS, clinique, HP (.).Vous avez :un sens aigu de la relation clients, une bonne élocution et êtes capable de prendre des initiatives.une bonne maîtrise rédactionnelle: orthographe, grammaire (.)une bonne utilisation du pack office (Word, Excel, Outlook).déterminer les besoins en matériels et équipements liés aux soins et gérer les commandes dans le respect du budget alloué.Nous sommes très sensibles auprès de nos résidents:Au respect de leur dignité et de leur intégritéAu respect de leur liberté d'opinion, leurs croyances et de leur vie spirituelleAu respect de la déontologie, la bientraitance, l'éthique et la confidentialitéA associer l'entourage, la personne de confiance, l'aidant dans son accompagnementA l'évaluation de ses besoins en matière d'éducation, de prévention et l'accompagnement de sa santéA la continuité de son accompagnement sur-mesure pour prévenir des situations de transition ou de rupture de son parcoursVos horairesDu lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 (1h de pause) Weekend à prévoir pour les remplacements accueil absences et/ou vacances.Votre rémunération2406€ brut mensuel (Incluant la prime ségur) + prime du dimanche lors des remplacements + participation aux frais de carburantNos avantages au sein de notre groupe / maisonRepas 3.50€Salle de repos équipéeCadre de travail agréable (parc, jardin)...