Référence CSP: O092250/818000572 Assistant de direction Bâtiments (H/F), rattaché(e) à la Direction des Bâtiments ( Pôle ville en transition) Missions : -Assurer le secrétariat de la direction des Bâtiments ainsi que des services qui lui sont rattachés : Energies et Fluides, Entretien et maintenance des Bâtiments, Conduite d'opérations bâtiments et Cellule sécurité interne et externe -Suivi des projets et activités de la direction -Assurer la transversalité avec les différents services de la direction et avec les autres directions -Accueil téléphonique (filtrage, traitement des appels) et physique des personnes -Gestion de l'agenda, planification des rendez-vous -Rédaction, mise en page et diffusion des courriers, notes, rapports et comptes rendus, tableaux de bord -Participation aux réunions de la direction et éventuellement des services -Consultation et suivi de dossiers (classement et archivage) -Suivi budgétaire et comptable -Suivi du courrier de la direction et des services -Suivi des marchés publics de la direction et des services -Suivi de dossiers propres à chaque service : actualisation plan de charge, tableau de suivi ERP, cahier de travaux,... -Assurer le secrétariat de l'assistante de la DGST lors de ses congés -Recherche et diffusion d'informations -Commande de fourniture Profil recherché : - Techniques de secrétariat (prise de note, orthographe,...) - Logiciels bureautiques (pack office, libre office) - Civil Net Finances, Net courrier, I-Parapheur - Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale et des procédures administratives - Comptabilité publique - Connaissance de la procédure des Marchés publics - Maîtrise de l'expression écrite et orale - Esprit d'initiative - Qualité d'écoute et rigueur - Capacité d'adaptation, disponibilité - Discrétion et confidentialité -Assurer le secrétariat de la direction des Bâtiments ainsi que des services qui lui sont rattachés : Energies et Fluides, Entretien et maintenance des Bâtiments, Conduite d'opérations bâtiments et Cellule sécurité interne et externe -Suivi des projets et activités de la direction -Assurer la transversalité avec les différents services de la direction et avec les autres directions -Accueil téléphonique (filtrage, traitement des appels) et physique des personnes -Gestion de l'agenda, planification des rendez-vous -Rédaction, mise en page et diffusion des courriers, notes, rapports et comptes rendus, tableaux de bord -Participation aux réunions de la direction et éventuellement des services -Consultation et suivi de dossiers (classement et archivage) -Suivi budgétaire et comptable -Suivi du courrier de la direction et des services -Suivi des marchés publics de la direction et des services -Suivi de dossiers propres à chaque service : actualisation plan de charge, tableau de suivi ERP, cahier de travaux,... -Assurer le secrétariat de l'assistante de la DGST lors de ses congés -Recherche et diffusion d'informations -Commande de fournitures