Assistant-e de direction (H/F) 34 - MONTPELLIER
Offre n° 174BSNB
Assistant-e de direction (H/F)
34 - MONTPELLIER - Localiser avec Mappy
Actualisé le 27 mai 2024
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Contexte du recrutement Sous l'autorité de la Présidente, la Direction Générale des Services assure la direction, la coordination et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l'université. Elle contribue à l'élaboration de la politique d'établissement dont elle assure la mise en oeuvre opérationnelle.L'assistant-e de la directrice générale des services participe à l'optimisation de la gestion des activités menées par l'équipe de direction de l'université. L'équipe d'appui administratif de la Présidence/Direction Générale des Services est composée de l'assistante de la Présidente, de l'assistant-e de la directrice générale des services, d'une chargée d'affaires administratives et de deux personnels d'accueil. Placé-e sous l'autorité hiérarchique directe de la DGS, l'assistant-e assure ses missions en binôme avec l'assistante de la Présidente. Missions 1. Assurer le secrétariat de la directrice générale des services - Gérer l'agenda : planifier les rendez-vous, programmer et organiser les réunions - y compris sur le plan logistique -, préparer les fonds de dossier, assurer le suivi, - Prendre en charge, avec les directions support concernées, l'organisation et le suivi du Comité Social d'Administration et de la Formation Spécialisée, rédiger les compte-rendus de cette dernière, - Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel, - Gérer la boite mail direction.générale : filtrer, orienter, renseigner, rappeler, préparer des réponses,- Assurer l'accueil physique et téléphonique : écouter et orienter les interlocuteurs internes et externes, - Planifier et organiser les déplacements, assurer le suivi des frais de mission. 2. Assurer le binôme avec l'assistante de la Présidente Le binôme partage la responsabilité du bon fonctionnement du secrétariat de direction : - échanger les informations pour avoir une connaissance mutuelle de l'avancement des dossiers - venir mutuellement en appui des activités, se remplacer quand nécessaire 3. Assurer le secrétariat de la cellule de crise Possibilité de prendre en charge la mission d'assistant-e de prévention CONNAISSANCES ET SAVOIRS Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d'une université Connaissances de base en gestion administrative dans le contexte de la fonction publique. Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique. Maîtrise des logiciels courants de bureautique. SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS Compréhension des enjeux et hiérarchisation des priorités. Compréhension, analyse et gestion des informations. Sens de l'organisation et des capacités d'adaptation. Sens aigu de la confidentialité. Capacité à proposer des améliorations. Bonnes qualités rédactionnelles (style, syntaxe et orthographe). SAVOIRS ÊTRE Très bonnes capacités relationnelles. Capacité à travailler en équipe. Polyvalence. Disponibilité, réactivité. Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables Première expérience au sein d'une direction d'établissement public.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H20 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : A partir de 1855 euros brut mensuel
Profil souhaité
Expérience
- 12 MoisCette expérience est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités
- Avoir le sens du service
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE MONTPELLIER III PAUL VALERY
500 à 999 salariés
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