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- Détail de l'offre 175RSZV
Assistant(e) administratif et chargé(e) d'accueil (H/F) 43 - LE PUY EN VELAY
Offre n° 175RSZV
Assistant(e) administratif et chargé(e) d'accueil (H/F)
43 - LE PUY EN VELAY - Localiser avec Mappy
Actualisé le 26 juin 2024
L'AIST43, service de prévention et de santé au travail, à taille humaine (50 salariés), est composé de médecins, infirmiers, assistants technique en santé au travail, secrétaires médicaux et préventeurs. L'AIST43 suit environ 4 700 adhérents et 47 000 salariés et couvre 2/3 du département de la Haute-Loire. L'AIST 43 recrute son assistant(e) administratif et chargé(e) d'accueil ! Ces différentes missions se composent ainsi : - Accueillir physiquement et téléphoniquement le public : Accueil des usagers en s'exprimant avec amabilité Renseigner les usagers Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques Prendre des messages et des rendez-vous Mise en relation des correspondants Application des règles de communication et de protocole, s'exprimer clairement Favoriser l'expression de la demande Faire respecter les règles et consignes de sécurité Réguler les entrées, surveiller les accès et fluidifier les attentes - Renseigner et orienter le public : Identifier et gérer la demande ainsi que son degré d'urgence Présentation des documents d'information et de communication Orientation des personnes vers les services compétents Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du service - Gérer le parc automobile : Gérer les plannings de réservation des véhicules de service Organiser le suivi de l'entretien de ces mêmes véhicules Gestion des sinistres sur ces mêmes véhicules Vérification des frais de déplacement de l'ensemble des salariés - Gérer et afficher des informations : Diffusion des informations ou documents par voie d'affichage et présentoir Aide à la diffusion (mise sous pli) Gestion des documents à destination du public - Traitement et gestion du courrier arrivant et sortant : Enregistrement et transmission du courrier aux différents services Enregistrement et transmission des règlements aux différents services Gestion du courrier des personnes interne et externe - Gestion des cotisations : Gestion des encaissements de cotisations Réalisation des déposes en banque - Réception des marchandises et gestion des stocks : Classer et stocker les produits Être gestionnaire des fournitures nécessaires aux différents services (papeterie, médicale, divers) Respecter les règles et normes de stockage de chaque produit (porter une attention particulière aux substances dangereuses) Optimiser l'espace dédié à la gestion des stocks, grâce au rangement des marchandises par exemple Déterminer la quantité des stocks disponibles afin de gérer le flux entrants et sortants de façon optimale Réaliser les inventaires et mesurer les écarts afin d'assurer une cohérence entre le stock physique et le stock informatique Proposer des améliorations de suivi des stocks Vérifier régulièrement les stocks d'éléments indispensables - Gestion et suivi fournisseurs : Mettre à jour les données sur le logiciel de gestion Savoir travailler avec plusieurs fournisseurs et savoir rédiger des demandes de devis Faire des recherches de prix et savoir négocier Faire le suivi de commande, relance, contrôle Expérience : 1 an minimum dans le secrétariat/accueil Rémunération : selon la convention collective Compétences : compétences secrétariat, accueil physique et téléphonique, gestion des stocks Statut : employé
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 37H
- Salaire
- Salaire brut : selon la convention collective
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Assurer un accueil téléphonique
- Identifier, traiter une demande client
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Relayer de l'information
- Utiliser les outils numériques
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Faire preuve d'autonomie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Autres activités des médecins spécialistes
Entreprise
ASSOCIATION INTERPROFESSIONNELLE DES SER
20 à 49 salariés
Mme Anita BAJRIC
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