Référence CSP: O094250/902000939 Vous participerez à l'organisation pratique de la vie des membres de la direction générale présents à l'hôtel de ville, ainsi que de la DSI. * Assurer l'accueil de la direction générale : - renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques * Organiser la vie professionnelle des membres de la direction générale présents à l'Hôtel de Ville: - organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, - rappeler les informations importantes et transmettre les messages - organiser les déplacements des membres de la direction générale, - ventiler les courriers et parapheurs, - élaborer et assurer le suivi du planning des astreintes (et des renvois d'appel téléphoniques correspondants) * Organiser et planifier les réunions : - rédiger les convocations, préparer les dossiers, mise en forme des compte-rendus - rédiger les ordres du jour en concertation avec l'organisateur de la réunion, - respecter les délais de transmission des documents avant les réunions * Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : - prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - organiser le classement et l'archivage des dossiers - gestion des salles de réunion * Gérer l'ensemble du courrier entrant : - enregistrer les courriers entrants dans le logiciel courrier et les attribuer aux destinataires. * Participer à l'organisation de la DSI : - Saisir et suivre le budget de la DSI - Saisir les bons de commande - Gère les contrats avec les fournisseurs - Rédige les décisions - Suivre les stocks des consommables * Apporter une aide logistique pour l'organisation et le suivi des séances du Conseil municipal : - préparation des convocations, - mise en forme et relecture des pièces du dossier transmis aux élus, - préparation de la salle du Conseil - signature et transmission des délibérations en Préfecture, * Assurer le lien entre les services et le contrôle de légalité : - télétransmission des actes de la collectivité au contrôle de légalité (arrêtés et décisions) - tenue des registres - élaboration du recueil des actes administratifs de la commune