Assistant de Direction (H/F) 42 - ST ETIENNE
Offre n° 180MZGF
Assistant de Direction (H/F)
42 - ST ETIENNE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 05 septembre 2024
La direction du Patrimoine et de la Logistique est une des directions centrales de l'université Jean Monnet. Elle assure la stratégie et le pilotage immobilier, la réalisation des opérations immobilières, l'exploitation et la maintenance du patrimoine bâti et de ses installations techniques, la gestion des données du patrimoine, le pilotage des services à l'usagers (accueil, courrier, ménage, déménagement, reprographie, .. ; ) et la valorisation des surfaces. Le patrimoine représente 140 000 m². La direction du patrimoine compte 40 agents. Positionnement 100 % Direction du Patrimoine Mission(s) principale(s) ; Référence : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative (RÉFérentiel des Emplois-types de la Recherche et de l'ENseignement Supérieur) Au sein de la direction et sous l'autorité de la directrice, l'assistant(e) contribue à l'activité de la Direction du Patrimoine & Logistique, à son efficacité et à son image. Activité(s) principale(s) ; Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la direction en appliquant les procédures dédiées Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances Rédiger, diffuser, archiver les comptes rendus, notes et courriers Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Assurer un suivi budgétaire et financier de la direction - Demande d'engagement auprès des agents comptables, suivi des engagements et des prestations réalisées Suivi budgétaire des comptes financiers Gérer les actes d'urbanisme : constitution des dossiers, envoi aux services instructeurs, réception des avis, suivi, classement et archivage Réaliser des missions du champs d'activité de la direction en autonomie ou en équipe avec les autres agents de la direction (achat d'équipement, livraison de mobilier, déménagement, signalétique etc) Ces missions peuvent évoluer en fonction des évolutions de la direction ou de son environnement. Profil recherché : Connaissances Modes de fonctionnement des administrations publiques Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention Environnement et réseaux professionnels Techniques d'élaboration de documents Culture internet Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)) Compétences opérationnelles Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Communiquer et faire preuve de pédagogie Mettre en œuvre des procédures et des règles Travailler en équipe Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Mettre en œuvre une démarche qualité Compétences comportementales Sens de l'organisation Rigueur / Fiabilité Sens relationnel Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable Baccalauréat Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 38H
- Salaire
- Salaire brut : Selon grille
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
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