Secrétaire du cabinet du président (H/F) 45 - ORLEANS
Offre n° 182BNJR
Secrétaire du cabinet du président (H/F)
45 - ORLEANS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 02 octobre 2024
Mission Au sein du Cabinet de la Présidence de l'université d'Orléans, la/le secrétaire de direction assure, sous la responsabilité du / de la chef/fe de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère, sous la supervision de l'assistant/e du Président, les aspects évènementiels en lien avec les assistants/es du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique. Activités principales Secrétariat du cabinet (en lien direct avec le / la Chef/fe de cabinet) Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ; Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ; Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services ; Gérer l'agenda partagé des Conseils et Instances de l'Université ; Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le / la Chef/fe de cabinet ; Sélectionner et diffuser de l'information en interne ; Retranscrire des informations orales à l'écrit ; Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser ; Classer et archiver des documents ; Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivistes de l'Université. Procéder à l'archivage des pièces administratives ; Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l'évolution de son contenu ; Apporter un soutien administratif et logistique aux collègues du Cabinet et à l'équipe de gouvernance ; Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d'absence (courriels, agendas, courriers, .) ; Gérer les réservations des salons du Château ; Vérifier et assurer la bonne configuration des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes ; Assurer la gestion des stocks (papeterie, fournitures.) ; Assurer le budget dédié à l'activité ; Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, .). Partie événementielle (en lien direct avec l'assistant/e du Président) : Réaliser les activités liées à l'organisation des événements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, .) ; Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, .) ; Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires ; Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d'un événement. CONTRAINTES PARTICULIÈRES : Plage horaire d'ouverture du cabinet (présence à répartir entre les 3 assistantes). Disponibilité en lien avec les exigences des calendriers et les situations d'urgence ou de surcharge de travail ponctuelles.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H30 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Catégorie C
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formations
- Bac ou équivalent - Secrétariat
- Bac ou équivalent - Gestion / Administration
Compétences
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
- Anticiper, planifier et hiérarchiser les urgences
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
- Maîtriser les outils bureautiques
- Savoir rendre compte
- Savoir s'adapter aux changements
Savoir-être professionnels
- Travailler en équipe
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE D ORLEANS
200 à 249 salariés
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