UN (E) SECRETAIRE DES ASSEMBLEES (H/F) 04 - ST ANDRE LES ALPES
Offre n° 182SGVY
UN (E) SECRETAIRE DES ASSEMBLEES (H/F)
04 - ST ANDRE LES ALPES - Localiser avec Mappy
Publié le 15 octobre 2024
Le/la secrétaire des assemblées évolue au sein du Pôle Administration générale, assure notamment le secrétariat des assemblées en équipe et sous la responsabilité de la directrice du Pôle. MISSIONS : Réalisées sous la responsabilité de la directrice du Pôle Administration générale, les missions s'articulent de la manière suivante : Gestion administrative des assemblées en binôme avec la directrice du Pôle : - Rédiger les documents préparatoires de séances (convocations, pouvoirs.) en concertation avec les services - Planifier les assemblées, les commissions, réunions et rendez-vous des élus - Veiller au respect de la réglementation des assemblées (délais de transmission de documents avant les réunions convocations, quorum, transmission des actes .) - Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et procès-verbaux - Transmettre les délibérations, documents et décisions au contrôle de légalité - Optimiser la qualité et sécuriser les processus administratifs, informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes, au respect des chartes graphiques et rédactionnelles - Suivre la représentation de la CCAPV dans les diverses institutions - Organisation du volet officiel des inaugurations et évènements de la collectivité - Gestion des subventions attribuées aux associations par la collectivité Missions annexes - Relais ponctuel sur la mission d'accueil physique et téléphonique - Relais de la responsable du pôle administration générale en cas d'absence - Gestion de l'archivage DESCRIPTIF DU PROFIL RECHERCHE - Diplôme : Bac et + dans le domaine de l'administration, assistance de direction. Permis de conduire obligatoire. - Savoirs : Connaître le fonctionnement et l'organisation des administrations et des établissements publics, Connaître les règles, les processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes, Connaître les procédures de contrôle des actes, Maîtriser les logiciels de bureautique - Savoir-faire : Gérer les délais et les urgences, Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs, Appliquer les méthodes de classement et d'archivage, Avoir une expression orale et écrite de qualité. - Savoir-être : Sens du travail en équipe, rigueur et méthode, sérieux, sens de l'organisation, respect des délais, gérer les priorités, respect du secret professionnel CONDITIONS D'EMPLOI - Emploi permanent à temps complet, 1607 heures annualisées - Travail ponctuel en fin de journée (17h30-20h00) à l'occasion des instances (bureau, conférence des maires et conseil communautaire) ou sur des évènements - Recrutement par voie statutaire ou contractuelle - Rémunération avec régime indemnitaire lié à la fonction - Participation de l'employeur à la mutuelle santé et prévoyance labellisées - Collectivité adhérente au CNAS Candidatures(CV et lettre de motivation) à adresser dès que possible à Monsieur le Président de la CCAPV, en précisant l'intitulé du poste: ressources-humaines@ccapv.fr
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
-
35H
heures annualisées - Salaire
- Salaire brut : régime indemnitaire lié à fonction
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac ou équivalent secrétariat assistanat direction - ou adminisration Cette formation est indispensable
Compétences
- Maîtriser les logiciels de bureautiqueCette compétence est indispensable
- Rédiger, mettre en forme de documents Cette compétence est indispensable
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Permis
- B - Véhicule légerCe permis est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
CC ALPES-PROVENCE-VERDON "SOURCES DE LUM
100 à 199 salariés
- Site internet
- http://www.ccapv.fr
Mme Charlène NOGUIER
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