Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F) 70 - Vesoul
Offre n° 182VFRH
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
70 - Vesoul - Localiser avec Mappy
Actualisé le 16 octobre 2024
* Poste à pourvoir immédiatement * Assistant Technique services Plateforme de Répit (PFR) et Relayage - Accueil de jour, Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA) et Maladies Neuro-Evolutives (MNE) - 1 poste Ces services sont présent sur l'ensemble du départ de la Haute-Saône Poste basé à Vesoul - Temps de travail mensuel : 151 heures 67 Filière Support - Catégorie Technicien/Agent de Maîtrise (TAM) - Degré 1 Services Accueil de Jour - ESA et MNE Objectifs du poste : - Participer à la gestion administrative des services ESA-MNE et Accueil de Jour Missions : - Accueil téléphonique et physique avec une prise en compte des besoins des usagers, de leurs aidants, des partenaires du réseau - Réalisation des tâches administratives, démarches médico-administratives nécessaires à l'instruction des dossiers et à la gestion du service - Préparation des dossiers salariés ainsi que des contrats en lien avec le service ressources humaines de la fédération - Saisie et supervision des plannings des salariés réalisés grâce au logiciel métier (système de badgeage) - Planification du calendrier de réunions diverses : réunions de service, APP, droits d'expression. - Participation aux réunions de service et rédaction du compte-rendu de réunion. - Préparation des renseignements salaires - Suivi de l'activité, participation à l'élaboration des rapports d'activité. - Préparation des factures mensuelles en lien avec le service comptabilité de la fédération - Gestion des stocks, commande fournitures, suivi véhicules de services - Gestion et traitement du courrier - Classement et archivage des documents administratifs - Réalisation d'astreintes téléphoniques Services Plateforme de Répit et Relayage Objectifs du poste : - Participer à la gestion administrative de la plateforme de répit et des services relayage - Accompagner au niveau administratif le responsable et professionnels du service Missions : - Tenue de permanences téléphoniques et de l'accueil du public avec une écoute notamment des usagers, de leurs familles, des partenaires, des travailleurs sociaux et des bénévoles - Gestion et traitement du courrier - Réalisation de tâches administratives, démarches médico administratives nécessaires à l'instruction des dossiers, à la gestion du service - Classement et archivage des documents administratifs - Préparation des dossiers salariés ainsi que des contrats en lien avec le service ressources humaines de la Fédération - Suivi de l'activité des services (statistiques) et préparation des informations pour la facture mensuelle en lien avec le service comptabilité de la Fédération - Elaboration et gestion du planning des professionnels du service en lien avec la modulation. Préparation des renseignements salaires - Elaboration et gestion du planning des bénéficiaires selon besoin et rythme demandé - Gestion des stocks et commandes fournitures - Assister le responsable du service à la création, complétion et suivi des documents qualité selon la norme en vigueur - Participation aux astreintes fédérales Compétences requises au sein des services : - Être à l'aise avec un standard téléphonique, contact aisé avec les partenaires sociaux et médico-sociaux - Sens de l'organisation administrative : établir et gérer les priorités - Capacité d'écoute, d'empathie, d'analyse et de proposition : savoir orienter les personnes vers les services adaptés en fonction du contexte - Connaissance des règles du service en rapport avec sa fonction - Maitrise des outils informatiques de base et logiciels métiers - Capacité rédactionnelle - Les connaissances nécessaires acquises par la formation initiale, la formation professionnelle ou l'expérience professionnelle sont au moins déterminées au niveau III ou IV de l'éducation nationale
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Selon convention collective
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Classer des documents
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils numériques
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Aide à domicile
Entreprise
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