Activités et tâches principales du poste Agent d'accueil à la mairie (base 25H) Accueil physique et téléphonique : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Apporter un premier niveau d'informations sur la commune (en interne et en externe) : l'organisation des services communaux, les services présents dans la collectivité, le site internet de la ville, les infrastructures communales et intercommunales, les manifestations communales, ... - Filtrer le public entrant et sortant - Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées - Recueillir, vérifier et afficher les informations relatives à la vie de l'établissement - Garantir la confidentialité des informations - Gérer la régie des photocopies Etat Civil : - Gérer les demandes d'extrait d'acte d'Etat-Civil et les attestations et certificats divers (attestations d'accueil, de domicile ou de résidence, les légalisations de signature, etc.) - Participer à l'organisation matérielle du recensement militaire - Gérer les opérations funéraires en lien avec les funérariums (transports de corps, permis d'inhumer, certificats de crémation, ...) Recueillir les dossiers CNI et Passeports : - Gérer les dossiers de demandes et en assurer le suivi jusqu'à la délivrance du document sollicité. - Assurer l'interface avec la préfecture si besoin. Gérer les commandes de fournitures administratives Secrétariat courant de la Police Municipale : - Tenir à jour le registre des objets trouvés - Rédaction des arrêtés de circulation et voirie - Affichage des arrêtés municipaux - Saisie des courriers Secrétariat général : - Rédiger divers documents simples : courriers, mails, comptes-rendus, . - Mettre en forme certains documents : courriers, notes, mails, . - Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées. - Mettre à jour le registre des délibérations et archivage du registre. - Affranchissement du courrier - Assurer la gestion des demandes d'achat et des bons de commande de l'administration générale, de leur réception à leur diffusion. - Collecter les inscriptions scolaires réceptionnées à l'accueil et scanner les dossiers au secrétariat général. - Gérer le recensement de la population. Classer et archiver les documents administratifs Agent d'accueil à la Maison des Services - France Services (base 10H) Accueil physique et téléphonique : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics - Apporter un premier niveau d'information sur l'établissement : son organisation, les services présents... - Apporter un premier niveau d'information dans la recherche d'hébergement, de lieux touristiques et spécifiques (guides, plans, sites internet .) - Filtrer le public entrant et sortant - Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées - Recueillir, vérifier et afficher les informations relatives à la vie de l'établissement - Garantir la confidentialité des informations Régie de recettes : - Suppléant du régisseur principal pour exécuter des services proposés au public Suivi des informations et des services proposés : - Gestion des plannings des salles - Tenue et diffusion de la bourse aux logements - Tenue des statistiques des fréquentations Conditions et contraintes d'exercice - Horaires fixes imposés correspondant à l'ouverture au public dont un samedi matin sur 3 à la mairie - Congés à prendre en fonction de l'équipe - Manutention manuelle, contraintes posturales, gestes répétés - Travail sur écran - Grande disponibilité vis-à-vis des usagers - Garant de l'image du service public, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue irréprochables - Situation de contact avec le public