MISSION Dans le cadre d'un Etablissement Médico-Social, l'Assistant/l'Assistante de Direction assure l'accueil physique et téléphonique de l'Etablissement pendant les horaires d'ouverture, renseigne les usagers sur les questions de prise en charge et assiste la Direction dans la gestion de l'Etablissement PARTICULARITES DU POSTE Gestion Administrative et Financière : Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et la prise de rendez-vous. Faciliter une communication régulière et de qualité avec les familles Mettre en forme les courriers, rapports, comptes rendus, supports de communication Gérer les dossiers des usagers(nouvelles prises en charge, création et mise à jour des données dans le logiciel métier et différents logiciels Assurer le classement et l'archivage de la gestion documentaire Assurer une veille sur les documents obligatoires à fournir (Evaluation externe, audits, tableaux de la performance, enquête de satisfaction, DUERP, plan de continuité d'activité, ...) Assurer la comptabilité de l'Etablissement (enregistrements comptables, plan de trésorerie, participer à l'élaboration des budgets et comptes administratifs, élaboration des rapports) Aider au suivi de la démarche qualité (mise en place de protocoles, procédures, recommandations de bonnes pratiques professionnelles, gestions des réclamations, des évènements indésirables) Gestion administrative du personnel : Etablir les contrats de travail en lien avec la Direction Préparer les dossiers d'embauche des nouveaux salariés Mettre en place des tableaux de suivi et des indicateurs RH avec la Direction Etablir en collaboration avec la Direction le plan de formation annuel Assurer la gestion administrative des dossiers de formation des salariés Assurer le suivi des dossiers de demande de remboursement des actions de formation Suivre et enregistrer les évènements liés à l'absence des salariés (maladie, accident du travail, maladie professionnelle, congé maternité) Gestion logistique : Commander et gérer le stock de matériel et de fournitures courantes Gérer les relations avec les prestataires concernant le fonctionnement et la maintenance des outils bureautiques Gérer les relations avec les partenaires concernant la sécurité des locaux (risques électriques, sécurité incendie) Assurer le suivi des déclarations auprès des assureurs Savoir faire : Bonne connaissance du secteur médico-social et des problématiques relevant du vieillissement de la population Maîtriser les procédures administratives et financières d'un Etablissement Médico-Social Maîtrise de la bureautique Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, web conférence)