Mission du service / positionnement hiérarchique : Pôle affaires institutionnelles - rattaché au responsable du pôle affaires institutionnelle. Missions principales de l'agent-e : Contribuer à l'organisation et à la mise en œuvre des élections prises en charge par la DAJI Contribuer à l'organisation des séances et au suivi des dossiers des sections disciplinaires en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI Appuyer l'organisation des instances prises en charge par la DAJI (gestion du calendrier, respect des échéances, organisation des séances) Assurer l'enregistrement et l'archivage des conventions réceptionnées par la DAJI Appliquer les procédures définies ainsi que le respect du cadre réglementaire de l'instance Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l'activité Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Profil Connaissance, savoir : Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation Techniques d'élaboration de documents Techniques de communication Bon niveau rédactionnel Savoir-faire : Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Communiquer et faire preuve de pédagogie Mettre en œuvre des procédures et des règles Travailler en équipe Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Mettre en œuvre une démarche qualité Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique Savoir-être : Sens de l'organisation Rigueur / Fiabilité Sens relationnel Sens du service public Discrétion