Missions principales : - Assurer et optimiser l'organisation, le suivi et la coordination de la gestion administrative de la direction générale ; - Assister le Directeur dans l'ensemble de ses missions et anticiper les demandes ; - Coordonner et assurer le suivi de la diffusion des informations relatives à la direction générale entre les différents acteurs internes et externes (tutelles, partenaires, directeurs adjoint, membres des instances.) ; - Assurer l'organisation des instances de l'établissement (invitations, ordre du jour, rédaction du compte rendu, feuille de présence, modalités logistiques.) ; - Coordonner l'organisation des Ventes des vins des Hospices de Beaune et de Nuits. Activités principales : Gestion administrative - Gérer l'accueil physique et téléphonique ; - Gérer et coordonner les documents en lien avec les directions fonctionnelles; - Coordonner, répartir et gérer le suivi du courrier et des mails ; - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, courriers.) ; - Réaliser la gestion du classement, de l'archivage, du stock de fournitures et des consommables et en assurer le suivi ; - Rédiger, mettre en page et transmettre les courriers, notes, rapports, comptes rendus, diaporama et suivre ; - Assurer l'organisation des réunions et préparer l'ensemble des documents afférents. - Diffuser des informations institutionnelles (notes de service, intranet, tableau de garde.). Evènementiel - Coordonner l'organisation de la Vente des Vins des Hospices de Beaune et de Nuits-Saint-Georges selon le planning organisationnel établi. Autres activités : - Réceptionner des réclamations, plaintes et orienter des familles ; - Coordonner le recueil de l'activité annuelle pour la rédaction du Rapport d'activité. Connaissances requises et savoir-faire : - Compétences en gestion de l'agenda et de la prise de RDV : gestion des priorités ; - Capacité de prise de note et rédactionnel ; - Capacité d'analyse et de priorisation des situations ; - Anticipation des besoins. Connaissances appréciées : - Connaissance du secteur hospitalier ; - Formation juridique. Savoir-être et qualités requises : - Autonomie ; - Sens relationnel ; - Rigueur ; - Polyvalence ; - Discrétion. Diplôme requis : - Minimum Bac+2 ou équivalent. Niveau d'expérience requis : - Expérience appréciée.