DESCRIPTION DE POSTE : ASSISTANT ADMINISTRATIF Position du poste : Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint (DGA) de la Commission d'Urgence Foncière. Missions principales : - Gestion administrative : - Gestion du planning et organisation des déplacements professionnels. - Traitement du courrier entrant et sortant. - Filtrage des appels téléphoniques et transmission des informations. - Frappe et mise en forme de courriers administratifs. - Classement et archivage des dossiers. - Coordination et suivi : - Rédaction des comptes-rendus de réunions. - Préparation et organisation des réunions (convocations, ordre du jour, supports). - Gestion des factures et saisie sur logiciel de gestion. Activités et tâches : - Accueil et gestion de la communication : - Accueil physique et téléphonique, hiérarchisation des urgences, filtrage, transmission ou redirection. - Recherche et restitution d'informations à partir de documents ou bases de données. - Rédaction de notes, courriers et emails à partir de consignes orales ou écrites. - Organisation et suivi administratif : - Mise à jour et suivi de tableaux de bord de pilotage. - Organisation du traitement et de la diffusion des informations internes et externes. - Gestion documentaire (classement, archivage papier et électronique). - Support opérationnel : - Gestion des agendas et priorisation des tâches. - Préparation des déplacements (réservations, itinéraires). - Suivi des flux documentaires entrants et sortants. - Remise en forme de documents : tableaux, graphiques, présentations PowerPoint. - Gestion des devis, bons de commande, et suivi des factures. Conditions et lieu de travail : - Poste basé au siège social de la Commission d'Urgence Foncière. - Déplacements ponctuels sur l'île. Profil recherché Connaissances requises : - Bases en gestion, droit et comptabilité. - Maîtrise des techniques de communication écrite et orale. - Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint). - Connaissance en organisation et gestion documentaire. Compétences techniques et informatiques : - Capacité à prioriser et hiérarchiser les tâches. - Aptitude à rédiger des documents administratifs (courriers, notes, rapports). - Classement et archivage méthodique des dossiers. - Utilisation des outils de gestion électronique et collaboratifs. - Suivi et mise à jour de tableaux de bord. - Gestion des devis, bons de commande et factures. Compétences comportementales : - Réactivité et capacité à gérer les imprévus. - Respect des délais impartis et des consignes. - Autonomie et proactivité dans le cadre des missions confiées. - Capacité à analyser, proposer des solutions et anticiper les besoins. - Discrétion et respect de la confidentialité. - Rigueur, dynamisme, sens de l'organisation. - Aptitude à travailler en équipe et excellent relationnel. - Récupération et dépôt de courrier à la poste Compétences transversales : - Maîtrise du français et du shimaoré. - Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel local. Niveau de formation et expérience souhaités : - Bac +2 minimum en gestion (Assistant de direction, Gestion PME/PMI, ou équivalent). - Minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire. Ce poste est idéal pour un(e) professionnel(le) dynamique, organisé(e) et polyvalent(e), prêt(e) à contribuer activement au bon fonctionnement de la Commission d'Urgence Foncière.