Le Service pénitentiaire d'insertion et de probation de l'Aisne en charge d'assurer le suivi et le contrôle des personnes placées sous-main de justice en milieu fermé ou en milieu ouvert. Sa mission principale est de prévenir la récidive et de favoriser la réinsertion socio-professionnelle des personnes condamnées. Le SPIP de l'Aisne est composé actuellement d'une équipe d'encadrement de 7 personnels en fonction au siège (DFSPIP/adjoint/DPIP/attaché) et dans les antennes, ainsi que de 47 conseillers pénitentiaires d'insertion et de probation, 2 assistant de service social, 1 psychologue, 5 personnels de surveillance, 10 personnels administratifs, 2 réservistes ; 1 apprentie secrétaire, 2 coordonnateur d'activités socioculturelles, 4 missions de service civique. Le SPIP de l'Aisne est organisé en 4 antennes : antenne de LAON milieu ouvert et milieu fermé circonscription judiciaire LAON, antenne de Château-Thierry milieu fermé, antenne de St-Quentin milieu ouvert circonscription judiciaire St-Quentin, antenne de Soissons, milieu ouvert circonscription judiciaire Soissons. Il prend en charge environ 2200 personnes en milieu ouvert, 600 personnes en établissements pénitentiaires et 100 personnes sous mesures de surveillance électronique (2900 PPSMJ au total). Missions : Placé sous l'autorité du directeur du service pénitentiaire d'insertion et de probation et de son Adjoint , l'adjoint administratif est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Il ou elle peut être amené à gérer l'archivage et la documentions. L'agent participe au bon fonctionnement de l'antenne de LAON du service d'insertion et de probation (SPIP). L'activité est exercée sur l'antenne mixte donc en milieu ouvert en milieu fermé. Au-delà de la gestion administrative, il assure notamment des missions de soutien pour le DPIP et la gestion de certaines tâches transversales. C'est aussi un rouage essentiel du partenariat interne à l'établissement. Les domaines d'activité de la fonction tant sur l'unité milieu ouvert qu'au sein de l'unité SPIP du Centre Pénitentiaire sont les suivants : - Accueil/Communication Interne : Accueil des PPSMJ ou des partenaires qui viennent au service sur rendez-vous ou spontanément Assurer l'accueil téléphonique du service (PPSMJ, magistrats, partenaires.) et les orienter vers l'interlocuteur adéquat, avec le concours du CPIP de permanence ou du DPIP au besoin Affichage de l'information à destination des PPSMJ, avec une prise de contact régulière auprès des différents partenaires du service. Accompagnement du réserviste dans le cadre de ses vacations en le formant aux différentes tâches administratives - Secrétariat : Création des plannings des absences et des permanences, du véhicule de service et des réservations des boxes d'entretien et de la salle de réunion Enregistrement du courrier postal et diffusion Diffusion et affichage d'information à destination de l'équipe Participation aux réunions d'antenne et pré-rédaction des comptes rendus Création des tableaux de présence pour les actions programmatiques Mise à jour des classeurs « TIG », « Réunions de service », « Notes de service », selon les éléments communiqués au secrétariat Commande des fournitures, matériels divers auprès de l'Economat. Gestion des statistiques et renseignement des tableaux de bord périodiques - Constitutions administrative des dossiers : Réception des saisines et décisions du TJ, décisions et documents de TJ extérieurs. Affectation des dossiers sur APPI, soumission à la validation du DPIP des affectations proposées. Maintien d'une vigilance pour la finalisation des dossiers. Gestion de l'archivage en lien avec les Archives Départementales. Compétences requises : - Bonne maîtrise d'Excel, de World, Open office, d'Outlook, Powerpoint - Technique de secrétariat - Discrétion professionnelle