L'Université du Tiers Temps est un service inter universitaire, administrativement rattaché à l'Université Paul-Valéry Montpellier 3. Elle organise des conférences et propose des formations non diplômantes, ouvertes à tous. Elle accueille plus de 2000 étudiants chaque année. Le poste vise à assister la responsable administrative dans la gestion de l'UTT et à travailler en binôme avec un autre gestionnaire administratif. Missions Missions non télé travaillables : Exécuter des actes administratifs, de secrétariat, de gestion financière, de logistique et d'accueil dans le domaine de la formation non diplômante : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, les échanges courriels, les newsletters - Inscrire les étudiants : accueil, saisie, archivage - Assister les enseignants et conférenciers pour la mise en place et le démarrage des outils (ordinateurs, vidéo projecteur, visio conférence,.) - Réaliser des opérations de gestion administrative et financière ( bons de commande) sur un logiciel propre à la structure et sur les outils utilisés par l'Université - Mettre à jour la base de données dédiée à la gestion (administrative, financière, ressources humaines) - Assurer les échanges avec les intervenants et prestataires extérieurs - Concevoir ou rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, rapports, comptes rendus, certificats administratifs, offre de formation) - Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs externes, ou internes - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité - Réceptionner, traiter et assurer la traçabilité du courrier - Saisir des données , classer et archiver des documents - Assurer le contrôle des cartes d'étudiants en début de cours ou conférences - Assurer les veilles des modes opératoires - En cas de nouveau recrutement, assister le nouveau gestionnaire administratif dans ses prises de fonctions Compétences CONNAISSANCES ET SAVOIRS Environnement professionnel universitaire - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Techniques de communication - Technique d'élaboration de documents et tableaux SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS Utiliser les logiciels spécifiques: Sifac, Pack office - Expression orale et écrite - Accueillir et prendre des messages - Rédiger des courriels, rapports, documents, tableaux - Enregistrer et classer des documents SAVOIRS ÊTRE Sens de l'organisation et de l'anticipation - Travailler en équipe et rendre compte - Savoir gérer les périodes d'accroissement d'activité - Adaptabilité - Réactivité - Sens de l'écoute - Sens relationnel - Autonomie - savoir respecter les échéances Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables Diplôme minimum : baccalauréat +2 Expériences souhaitées : domaines de l'accueil, du secrétariat, de la gestion administrative