Le profil de poste complet est disponible sur le site de l'UCA : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/personnels-administratifs-et-techniques/offres-demplois-offres-de-recrutement-dagents-titulaires-et-contractuels-95 Sous la responsabilité des médecins du travail, le/la secrétaire médical-e assure l'appui technique et administratif du service, au sein d'une équipe pluridisciplinaire. Il-elle organise l'activité de la médecine du travail (médecin du travail et infirmière de santé au travail), gère et assure le suivi des données concernant les personnels dans le respect du secret médical. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Il-elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle sera amené-e à développer des outils de communication. ACTIVITES ESSENTIELLES : - Accueillir et informer les personnels et les usagers. - Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier - Assurer la planification et la traçabilité des activités du médecin et de l'infirmière : examens médicaux, suivi des visites médicales, réunions. - Organiser le tiers temps et possibilité d'assister au tiers temps - Saisir et mettre à jour des données concernant les agents et l'activité du service dans les bases de données dédiées. - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes rendus.), les reproduire et les diffuser. - Renseigner les documents administratifs demandés - Gérer, assurer le suivi, le classement et l'archivage des dossiers médicaux papiers du personnel - Gérer les aspects logistiques du service : réunions, matériels, fournitures, déplacements professionnels - Participer aux réunions de service - Classer et archiver les documents de service - Assurer la continuité du secrétariat en l'absence de l'une des secrétaires COMPETENCES PRINCIPALES : Connaissances : - Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative - Connaissance des missions de chaque personnel du service - Connaissance souhaitée de la réglementation de la santé au travail de la Fonction Publique d'Etat et du Régime Général - Notions du vocabulaire médical Compétences opérationnelles : - Savoir s'exprimer oralement et par écrit en utilisant divers modes de communication (électronique, téléphone.) - Appliquer la réglementation de la santé au travail et respecter les procédures - Planifier son activité et gérer les priorités - Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres - Enregistrer les messages et rendre compte - Trier, hiérarchiser et classer les informations : savoir différer les demandes - Analyser et gérer les demandes d'information - Gérer la confidentialité des informations et des données - Respecter le secret médical - S'impliquer pour actualiser ses connaissances de l'environnement professionnel (actualités réglementaire, médicale et universitaire) - Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Utiliser les techniques de classement et d'archivage - Savoir rendre compte - Travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes - Respecter les consignes Compétences comportementales : - Adaptabilité et discrétion - Sens de l'organisation - Diplomatie, écoute active - Autonomie SPECIFICITES /CONTRAINTES DU POSTE : - Rémunération : Base INM 366, soit 1 801.74 € bruts mensuels (selon expérience) - Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires - Risques du poste : Risques Psychosociaux - Contact avec le public - Contraintes : charge de travail fluctuante, vacances en fonction du calendrier universitaire, horaires particuliers en lien avec l'activité du service - Travail sur 2 sites : CHU (2 jours) et MVE des Cézeaux (3 jours) - Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois - Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents