Au sein d'une agence, l'assistante d'agence assure le rôle de support auprès des équipes opérationnelles, en prenant en charge notamment la gestion administrative liée à l'exécution des contrats, afin de contribuer au bon fonctionnement de l'agence. Vous aurez pour missions: * Prise en charge la gestion administrative liée à l'exécution des contrats, dans le respect des délais : - Selon les agences, rédiger les contrats, les avenants ou propositions, suivre les renouvellements et les résiliations... - Saisir les factures Energie, réaliser le suivi de la facturation clients après validation des bons de commande. - En renfort des assistantes d'exploitation, transmettre les demandes d'intervention et assurer le rôle d'interface. - Prendre en compte les analyses réglementaires annuelles afin d'établir les rapports d'exploitation. - Selon les DR, effectuer le suivi de la garantie totale P3. *Assurer le secrétariat classique : - Gérer les mails, le courrier, les appels, le parc véhicules, la téléphonie, l'agenda, organiser les réunions et, selon les agences, les déplacements du Directeur d'Agence. - Mettre à jour le reporting mensuel avec les Responsables d'Exploitation, diffuser les informations. *Participer à la gestion administrative du personnel : Selon l'organisation de l'agence, participer à la constitution du dossier d'embauche, - Réaliser le suivi des absences et des astreintes, en lien avec le service paie. SAVOIRS ET DISPOSITIONS PARTICULIERES - Maitriser les outils informatiques et les outils internes : Oxigen, base i-H@, CRM, Qualiac. - Connaître les procédures internes : achats, facturation, RH... - Savoir-être : sens du service, savoir s'adapter aux changements Une évaluation écrite sera mise en place lundi 9 décembre au sein de l'agence France Travail Epinal Voivre, 14 Avenue du Rose Poirier à Epinal à 14h00. Une convocation vous sera transmise si vous êtes présélectionnée pour ce poste.