L'assistant(e) de formation en charge des actions de formation de l'OF assure la gestion administrative et le suivi des actions de formation. Il/elle contribue au suivi logistique, administratif et financier des actions de formation et activités connexes. Il/elle est en relation avec les différents services de l'ENAP, les URFQ et les services/agents qui en dépendent, les apprenants, les intervenants et les commanditaires. En collaboration avec la cheffe d'unité et le(s) responsable(s) de formation, il/elle assure un rôle de coordinateur entre les différentes étapes du processus de formation, depuis la planification jusqu'à l'évaluation. Sa mission : garantir le bon déroulement des programmes de formation, en veillant à leur efficacité et à leur conformité aux exigences légales et réglementaires, et la satisfaction des stagiaires. 1) Gestion et coordination des informations liées aux prestations de formation de l'OF : - Piloter la gestion administrative et comptable d'un portefeuille d'actions de formation - Diffuser les appels à candidature (y compris via les sites internet de diffusion) - Assurer une veille des informations publiées sur la page internet - Participer à la rédaction de conventions - Assurer un accueil téléphonique et physique - Renseigner sur l'offre de formation et les conditions d'accès - Rédiger et traiter des courriers et mails - Participer aux accueils et/ou bilans des sessions - Participer au suivi comptable des dossiers et de l'activité de l'OF, en lien avec les services financiers énapiens - Procéder au classement et à l'archivage des dossiers - Saisir les informations dans les tableaux de suivi et/ou le logiciel de gestion d'activité - Participer au respect de la démarche qualité Qualiopi - Rendre compte à la cheffe de l'unité des projets confiés - Produire des comptes rendus, des tableaux de bord, des rapports d'activités 2) Gestion des stagiaires : - Editer et transmettre les documents liés aux prestations de formation (bulletins d'inscription, convocations, fiches d'évaluation, feuilles de présence, attestations de formation.) - Participer à la sélection des candidats des actions de formation - Convoquer les stagiaires (convocations/ordres de mission, bons de transport, hébergement, restauration) - Gérer et suivre les absences/présences des stagiaires à partir des feuilles d'émargement - Suivre et transmettre la documentation liée aux formations - Classer et archiver les dossiers liés aux formations 3) Gestion des intervenants : - Gérer les intervenants (convocations/ordres de mission, bons de transport, restauration, hébergement, missions chauffeur ainsi que les indemnités d'enseignement) - Suivre les conventions de paiement des indemnités d'enseignement des intervenants - Accueillir les intervenants et gérer leur mise en place