Principales missions de l'assistante de direction : - Réaliser les tâches de secrétariat du directeur, de l'attachée d'administration hospitalière et des cadres supérieures. Rédiger les comptes-rendus de réunions. - Rédiger les documents officiels et gérer la politique de communication suivant les demandes du directeur. - Gérer les instances et les évènements : rédaction des ordres du jour, des convocations, des comptes-rendus, préparation des salles, accueil des participants. - Organiser l'agenda du directeur et prendre ses RDV. - Répondre aux appels du directeur. - Gérer les dossiers des assurances. Activités : 1° Organisation de l'agenda du directeur et accueil Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.). Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. Accueillir physiquement les rendez-vous. Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, instances.). Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.). Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. 2 2° Gestion et archivage des comptes rendus et de la documentation du directeur. Réceptionner et trier le courrier, le présenter au directeur et à l'attachée d'administration hospitalière. Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information). Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire. Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.). Gérer les notes de frais. Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Assurer le suivi des conditions d'exécution des contrats d'assurance, être l'interlocuteur en cas de sinistres. 3° Communication Rédiger des supports de communication (notes de service, correspondances, rapports, comptes rendus.). Mettre à jour la page linkedin, une éventuelle page Facebook ou un éventuel site internet. Mettre en page la newsletter des familles et l'envoyer. Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant). Diplôme ou qualification : Bac pro secrétariat (35054) BTS Assistant de manager (35047) Qualités recherchées : travail d'équipe, rigueur, communication, organisation, sens du service public, capacité d'adaptation. Conditions de travail : - Poste à 100 % de temps de travail. - Présence sur deux sites (Saint Chamond et Grand Croix - 20 minutes de distance en voiture). - Temps de travail : 35 heures Candidatures : CV et lettre de motivation