Sous l'autorité du Directeur Général des Services Techniques et de l'Assistante de Direction, les missions du Secrétaire de Direction sont : - Gérer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques - Organiser la vie professionnelle du Directeur Général des Services Techniques o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous / Rappeler des informations importantes et transmettre des messages - Organiser et planifier des réunions / Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions / Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus - Réaliser et effectuer la mise en forme de travaux de bureautique o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers o Rédiger des documents administratifs o Organiser le classement et l'archivage des dossiers - Gérer l'entretien des locaux (interface RH et entreprises) o Elaborer et suivre les plannings (agents d'entretien), gérer les remplacements o Réapprovisionner les produits d'entretien o Effectuer les demandes de devis, bons de commande et suivre la facturation o Suivre le marché d'entretien - Pôle réservation o Gérer les plannings des salles culturelles de Château-Arnoux-Saint-Auban o Etat des lieux o Régie salle culturelle de moyenne Durance Profil du candidat : Savoirs : o Organisation de la collectivité et fonctionnement des services o Notions de comptabilité o Missions du pôle opérationnel Savoir-faire : o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail o Règles de l'expression orale et écrite de qualité o Techniques de secrétariat o Fonctionnement d'Internet, Excel, Word, PowerPoint o Tableaux de bord et outils de planification et de suivi o Standard téléphonique o Principes rédactionnels Savoir-être : o Sens de la communication et du relationnel o Rigueur et organisation o Disponibilité o Courtoisie o Ponctualité o Discrétion et confidentialité Rémunération : - Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs Territoriaux, Cat C - Rémunération selon grille indiciaire - Titres-restaurant (valeur faciale 8,40€ - participation employeur 60%) Conditions d'emploi : Poste basé à Digne-les-Bains au Siège PAA, 3 jours par semaine, et à Château-Arnoux-Saint-Auban au Pôle de proximité IME6, 2 jours par semaine. Relations fonctionnelles : - Internes : Avec le Directeur Général des Services Techniques, l'assistante de direction, les agents rattachés au pôles et les agents de la communauté d'agglomération. - Externes : Avec les partenaires extérieurs, les autres collectivités, éventuellement des usagers. Spécificité du poste : Possibilité d'horaires décalés suivant les réunions ou événements prévus. Contacts et informations complémentaires : Transmettre votre CV ainsi que votre lettre de motivation au Service des Ressources Humaines à l'adresse courriel suivante : recrutement@provencealpesagglo.fr - 04 92 32 42 10