Vos activités principales : Le titulaire du poste assure le secrétariat du chef du bureau du management des autorités préfectorales et de l'encadrement supérieur et du chef du bureau de la gestion des autorités préfectorales et de l'encadrement supérieur. Il travaille dans le même bureau que la secrétaire de la sous-directrice des autorités préfectorales et de l'encadrement supérieur et assure sa suppléance en son absence. Le titulaire du poste est responsable : - de la bonne tenue de l'agenda des chefs de bureau (environ 250 entretiens de carrière à ajouter aux réunions récurrentes, aux entretiens téléphoniques, aux entretiens bilatéraux (point retraite par exemple) et aux réunions thématiques) ; - de la fluidité et de la rapidité des nombreux échanges téléphoniques des chefs de bureau ; - de la circulation rapide des dossiers des deux bureaux, des parapheurs et du courrier des bureaux. Le titulaire du poste assure aussi la préparation des entretiens de carrière : préparation du dossier en lien avec le bureau, accueil des hauts fonctionnaires, mise en forme des comptes rendus. La sous-direction étant responsable des comités d'audition préalables au recrutement de certains hauts fonctionnaires, le titulaire du poste organise avec l'adjoint au chef de bureau du management ces réunions : préparation de la salle, accueil. Enfin, le titulaire du poste vient en appui des sections du bureau de la gestion dans la préparation des dossiers ayant trait aux réunions importantes organisées par le bureau (avancements de grade, comités des rémunérations, comités d'encadrement supérieur, etc.). Votre environnement professionnel : - Activités du service : Au sein de la direction du management de l'administration territoriale et de l'encadrement supérieur, la sous-direction des autorités préfectorales et de l'encadrement supérieur, composée du bureau du management, du bureau de la gestion et de la mission « recrutement et accompagnement », est chargée de la gestion individuelle des hauts fonctionnaires gérés par le MI, du management des emplois, des effectifs et des carrières de ces hauts fonctionnaires et de la gestion des emplois de directeurs des administrations territoriales de l'Etat (DATE). - Composition et effectifs du service : Le BMAPES est composé de 12 agents : un chef de bureau (administrateur de l'Etat) ; une adjointe au chef de bureau (attachée principale) ; une cheffe de la section « Mouvements » (attachée) ; une cheffe de la section « Etudes et documentation » (attachée) ; huit gestionnaires (8 agents de catégorie B) et une secrétaire (agent de catégorie C). Le BGAPES assure le suivi de la carrière de près de 1 200 hauts fonctionnaires, de leur titularisation à leur retraite, et la gestion de plus de 600 emplois de DATE. Il comprend 25 personnes et est placé sous la responsabilité d'un chef de bureau (administrateur de l'Etat). Son activité est répartie en 2 sections : la section en charge des affaires statutaires et la section en charge des affaires financières, des retraites et de la vie en poste. Le bureau de gestion s'apprête à accueillir une section GA-PAYE dans le cadre d'un élargissement de son périmètre de compétences. - Liaisons hiérarchiques : Les deux chefs de bureau, la sous-directrice.