Sous l'autorité de la directrice du CIDFF et dans le respect de la plus stricte confidentialité des travaux qui lui sont confiés le directeur adjoint H/F aura pour mission de : - S'approprier et utiliser les outils statistiques du réseau - Faire remonter les problématiques spécifiques au public rencontré - Rendre compte de son activité à sa hiérarchie (organisation, partenariats .) - Apporter les éléments nécessaires au suivi et au bilan de son activité - Faire évoluer ses connaissances et ses pratiques professionnelles en fonction des évolutions de l'activité du CIDFF - Il-elle pourra également assurer les missions de chargé-e d'accueil - Assurer des tâches administratives pour le compte d'un ou plusieurs pôles et de la direction - Assister le service comptable. - Etre vigilant-e à la démarche d'égalité femmes hommes au regard de l'approche par le genre - Assurer le premier accueil physique et téléphonique du public - Assurer l'interface entre le public et les professionnel-le-s de la structure. Activités principales : - Assister l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, ...). - Exécuter différentes tâches de secrétariat pour les pôles et la direction - Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure - Gérer la diffusion à l'interne et/ou à l'externe des outils de communication - Identifier, permettre le lien et orienter les partenaires vers la direction et les responsables de pôle Activités principales : - Assurer les tâches de secrétariat selon les procédures administratives définies - Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer - Rédiger et mettre à jour les documents de communication à destination du public ou des partenaires (plaquettes, affiches, site internet .) - Gérer les bases de données et leur mise à jour - Assurer la gestion du courrier (départ, arrivée, mails, fax .) - Assurer la gestion des stocks de fournitures - Gérer les plannings d'occupation des salles, bureaux, et matériel - Contribuer à l'organisation des déplacements, des manifestations évènementielles, des réunions - Gérer les statistiques Compétences de base : - Etre capable de mémoriser les informations à analyser et à transmettre - Maitriser les bases comptables - Maitriser les techniques de communication et de relation à la personne - Maitriser l'outil informatique, les outils bureautiques, Pack Office. - Respecter la confidentialité - Connaître le réseau partenarial - Posséder un bon niveau d'orthographe, des qualités rédactionnelles et une réelle capacité de synthèse pour rédiger des notes, des comptes rendus, des bilans Compétences spécifiques : - Connaître, repérer les mécanismes de l'égalité entre les femmes et les hommes et adapter sa pratique - Maitriser la réalisation d'outils de communication - Prendre en charge le suivi complet de dossiers - Pouvoir rédiger au regard des éléments fournis un bilan ou rapport d'activité - Connaître les obligations statutaires et assurer les obligations légales (tenue des registres, classement des comptes rendus de CA et AG, publications des modifications statutaires, gestion des documents officiels)