FINALITE DU POSTE Le/a secrétaire médical/e a la charge de la gestion et du suivi du temps de travail (planification) des collaborateurs des équipes de soin ainsi que la gestion administrative des dossiers des résidents. MISSIONS ET ACTIVITES Dans le respect des procédures et protocoles en vigueur dans l'établissement, sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Adjointe, le/a secrétaire médical/e aura pour missions : - Assurer des activités de secrétariat médical : o suivi administratif et informatique des résidents (prise des rendez-vous médicaux, gestion des transports, suivi des dossiers, suivi des absences des résidents pour le service facturation.) o saisie dans le logiciel Net Soins o organiser et classer des dossiers des résidents o effectuer des tâches de secrétariat général (rédaction et mise en forme de courriers, traitement des appels téléphoniques et des mails.) o compléter des tableaux de bord (statistiques, états des présences.) - Assurer la gestion administrative des salariés en lien avec la Directrice Adjointe de l'EHPAD et/ou l'assistante RH, : o recenser et transmettre les EVP pour validation à la Directrice Adjointe o suivre les congés payés en lien avec l'assistante RH et les compteurs d'heures (récupération des jours fériés.) o imprimer les fiches mensuelles de suivi des heures par salarié issues du logiciel Octime o établir et suivre les plannings des salariés de l'EHPAD (CDI et CDD) o préparer des fiches de demandes de contrats de travail en lien avec l'assistante RH o suivre les absences (maladie, congés.) et gérer l'impact au niveau planning CONNAISSANCES ET COMPETENCES - Maîtrise du vocabulaire médical, des règles de grammaire et d'orthographe - Maitrise des outils informatiques et bureautiques PROFIL - Sens de l'organisation - Discrétion et respect du secret médical - Rigueur - Sens de l'anticipation - Dynamisme et ponctualité - Capacité d'écoute - Sens de l'accueil - Prise d'initiatives, autonomie Rémunération Selon CCN 31 octobre 1951 Reprise ancienneté/Prime décentralisée/Mutuelle Niveau d'études Bac science médico-sociale, BTS bureautique et secrétariat ou diplôme secrétariat médical ou médico-social Prise de poste immédiate !!!