Missions principales Le ou la Secrétaire de Direction aura pour mission d'assister la Directrice de Clinique dans l'ensemble de ses responsabilités, en veillant à anticiper ses besoins, assurer un suivi rigoureux des dossiers et agir en véritable relais opérationnel sur les projets stratégiques de l'établissement. Responsabilités et tâches 1. Gestion opérationnelle et organisationnelle - Assurer le suivi des projets en cours (RH, organisation, certification, etc.) : compilation des informations, rédaction de rapports, suivi des échéances. - Préparer et suivre les audits internes et externes : HAS, ASN, etc. - Mettre en place et suivre les outils de pilotage et de suivi : tenue des instances, convocations, suivi des présences, relances, etc. en lien avec les équipes comme la Qualité. - Rédiger les comptes rendus des réunions, notes de synthèse et courriers. Relancer au besoin pour apporter réponses aux membres de la Direction. - Gérer les documents pour les instances obligatoires : NAO, CSE, CODIR, COPIL, Conseil d'Administration, etc. - Gérer l'agenda du PDG et de la Directrice : planification des réunions, prise de rendez-vous stratégiques. Faire le lien avec le CODIR. - Organiser les événements professionnels de la Directrice et du PDG. 2. Gestion des gardes et astreintes des praticiens - Coordonner la planification des gardes et des astreintes des praticiens. - S'assurer de la cohérence entre les besoins opérationnels de l'établissement et les plannings établis. - Suivre et ajuster les plannings en cas d'imprévus ou de modifications (absences, renforts nécessaires, etc.). - Vérifier le respect des règles liées à la gestion des astreintes (cadres réglementaires et organisationnels). - Organiser les déplacements et événements professionnels de la Directrice. 3. Coordination et relai d'information - Faire le lien entre la Directrice et les équipes (cadres, médecins, personnel administratif). - Assurer la transmission et le suivi des consignes de la Directrice auprès des différents services. - Identifier les points bloquants ou les retards dans les projets et proposer des solutions. 5. Gestion administrative - Assurer la gestion des dossiers confidentiels de la direction comme les courriers officiels de l'ARS. - Assurer le Secrétariat du Bloc Opératoire - Gérer et archiver les documents administratifs de manière rigoureuse. - Gérer le courrier interne 6. Gestion des événements internes - S'assurer de l'organisation et de la bonne tenue des événements notamment en soirée. - Envoyer les convocations, gérer les traiteurs internes et externes, organiser les configurations des salles, etc. Le profil recherché : Compétences requises Savoirs - Solides connaissances des enjeux organisationnels d'un établissement de santé. - Bonne maîtrise des processus de gestion des gardes et astreintes. - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des outils de gestion de projet. - Connaissance des processus de certification et des audits dans le secteur de la santé. Savoir-faire - Excellentes capacités rédactionnelles (notes, comptes rendus, synthèses). - Gestion rigoureuse des priorités et respect des échéances. - Forte capacité d'analyse et de synthèse pour traiter des sujets complexes. Savoir-être - Discrétion et sens de la confidentialité. - Esprit d'initiative, proactivité et autonomie. - Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler en équipe. - Sens de l'organisation et de la rigueur. Profil recherché - Formation Bac +2/3 minimum en assistanat de direction, gestion ou équivalent. - Expérience de 5 ans minimum à un poste similaire, idéalement dans le secteur de la santé ou en environnement exigeant.